Gweithdrefn Enw a Ffefrir/Dewiswyd

1. Diffiniadau

1.01 Enw a Ffafrir/Dewiswyd – Yr enw y mae unigolyn yn dymuno cael ei adnabod wrth ei ddefnyddio ac ymddangos yn systemau’r Coleg ac wrth gynnal busnes y Coleg o ddydd i ddydd oherwydd ei fod yn cadarnhau rhyw, diwylliant ac agweddau eraill ar hunaniaeth gymdeithasol yr unigolyn hwnnw. Bydd yr enw a ffefrir/dewisir yn cynnwys yr enw cyntaf a ffefrir/a ddewisir. Nid yw'r enw a ffefrir/dewisir yn effeithio ar enw canol nac olaf yr unigolyn, a rhaid iddo barhau i fod yn enw cyfreithiol yr unigolyn.
1.02 Enw Cyfreithiol – Yr enw a gofnodir ar adnabyddiaeth gyfreithiol unigolyn ac a ddefnyddir ar gofnodion cyfreithiol ffurfiol y Coleg. 

2. Gofyn am Enw a Ffafrir/Dewiswyd

2.01 I wneud cais am enw a ffefrir/dewiswyd ar ôl cael ei dderbyn i’r Coleg, rhaid i fyfyriwr lenwi’r Ffurflen Gais am yr Enw a Ffafrir/Dewiswyd (https://myhudson.hccc.edu/registrar).
2.02 I wneud cais am newid yr enw a ffefrir/dewiswyd neu i ddychwelyd i ddefnyddio enw cyfreithiol, rhaid i’r myfyriwr lenwi Ffurflen Gais am yr Enw a Ffafrir/Dewiswyd newydd.
2.03 I wneud cais am enw a ffefrir/dewis, i newid enw a ffefrir/dewis neu ddychwelyd i ddefnyddio enw cyfreithiol, rhaid i gyfadran neu staff y Coleg gysylltu ag Adnoddau Dynol.

3. Cymeradwyaeth a Defnydd Gwaharddedig

3.01 Pan fydd unigolyn yn gofyn am ddefnyddio enw a ffefrir/dewis, bydd cofnodion yr unigolyn yn cael eu diweddaru i ddangos yr enw a ffefrir/dewis mewn modd amserol, fel arfer o fewn pum (5) diwrnod busnes, ac eithrio o dan yr amgylchiadau canlynol:

a) Bwriad yr enw yw camliwio hunaniaeth y person a/neu gamddefnyddio hunaniaeth person neu sefydliad arall.
b) Mae defnyddio'r enw yn ymgais i osgoi rhwymedigaeth gyfreithiol.
c) Byddai ymddangosiad yr enw y gofynnwyd amdano ar ID y Coleg neu gofnodion eraill yn niweidiol i enw da neu fuddiannau’r Coleg; a/neu
d) Mae'r enw yn ddirmygus, yn anweddus, yn cyfleu neges sarhaus, neu fel arall yn amhriodol.

Os gwaherddir yr enw a ffefrir/dewisir am unrhyw un o’r pedwar rheswm hyn, mae’r Coleg yn cadw’r hawl i wrthod y cais i ddefnyddio enw a ffefrir/dewis. O dan yr amgylchiadau hyn, bydd yr unigolyn sy’n gofyn am yr enw a ffefrir/dewis yn cael ei hysbysu o’r rheswm/rhesymau dros wadu ac yn cael cyfle i fynd i’r afael â’r pryderon. Gwneir y penderfyniad terfynol yn ôl disgresiwn rhesymol y Prif Swyddog Materion Myfyrwyr (neu'r sawl a ddylunnir) ar gyfer myfyrwyr neu'r Prif Swyddog Adnoddau Dynol (neu'r sawl a ddylunnir) ar gyfer cyfadran a staff y Coleg.

4. Ymddangosiad yr Enw a Ffafrir/Dewiswyd

4.01 Unwaith y caiff ei gymeradwyo, bydd yr enw a ffefrir/dewisir yn ymddangos ac yn cael ei ddefnyddio yn nogfennau, systemau a phrosesau canlynol y Coleg:

a) Cerdyn adnabod (ID) Coleg Cymunedol Sir Hudson

ff. Efallai y bydd angen i fyfyrwyr ddefnyddio ID gydag enw cyfreithiol i fynd i mewn i safleoedd clinigol neu interniaeth.
ii. Unwaith y caiff ei gymeradwyo, gall unigolion gael cerdyn adnabod gyda'r enw a ffefrir/dewis wedi'i argraffu ar y cerdyn yn lle'r enw cyfreithiol. Bydd y cerdyn cyntaf sy'n cynnwys yr enw a ffefrir/dewis wedi'i argraffu yn cael ei ddarparu am ddim. Os gofynnir am gerdyn newydd, codir y ffi arferol ar yr unigolyn am gyhoeddi cerdyn newydd.

b) E-bost y Coleg
c) Rhestrau Dosbarth
d) Rhestrau Cynghori
e) System Rheoli Dysgu (Canvas)
f) Porth “MyHudson”.

5. Defnydd o Enw Cyfreithiol

5.01 Ni fydd y Coleg yn defnyddio’r enw dewisol/dewisedig ar ddogfennau neu mewn systemau sy’n gofyn am ddefnyddio enw cyfreithiol am resymau cyfreithiol neu fusnes. Bydd enw cyfreithiol yr unigolyn yn parhau i gael ei ddefnyddio ar gyfer y cofnodion hyn, sy’n cynnwys y canlynol ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

a) Cofnodion derbyn
b) Trawsgrifiadau swyddogol
c) Gwiriadau cofrestru
d) Cofnodion cyflogaeth a phersonél
e) Sieciau cyflog a dogfennau treth
f) Cofnodion cymorth ariannol
g) Cofnodion meddygol
h) Cofnodion disgyblu
i) Adroddiadau Diogelwch y Cyhoedd/Diogelwch
j) Cofnodion gorfodi'r gyfraith 
k) Dogfennau Astudio Dramor a chofnodion teithio
l) Adroddiadau Gorfodol
m) Adnabod i fynd i mewn i safleoedd clinigol neu interniaeth

5.02 Bydd y Coleg yn newid enw cyfreithiol ar ddogfennau cyfreithiol a chysylltiedig â busnes dim ond ar ôl derbyn dogfennaeth sy'n tystio i newid enw cyfreithiol.

6. Enw'r Diploma

6.01 Mae'r Coleg yn ystyried y diploma yn ddogfen seremonïol, a gall myfyrwyr ofyn i naill ai enw cyfreithiol neu enw a ffefrir/dewis ymddangos ar ddiploma. Os defnyddir y diploma ar gyfer unrhyw fath o wiriad cyfreithiol, argymhellir bod y myfyriwr yn gofyn am ddefnyddio ei enw cyfreithiol.

6.02 Gellir codi ffi am y gwasanaeth hwnnw ar fyfyrwyr sy'n gofyn am enw dewisol/dewisol i ymddangos ar eu diploma, ac sy'n dymuno cael diploma yn ddiweddarach yn eu henw cyfreithiol neu unrhyw enw arall am y gwasanaeth hwnnw.

7. Gwiriadau Cefndir a Phrosesau Cyfreithiol

7.01 Mae’n rhaid i unigolion sy’n gofyn am ac yn defnyddio enw a ffefrir/dewis fod yn ymwybodol y bydd yr enw a ffefrir/dewis yn gyfystyr ag alias y gallai fod angen iddynt ei ddatgelu mewn rhai amgylchiadau gan gynnwys yn ystod gwiriadau cefndir a phrosesau cyfreithiol eraill. Gall y cyfrifoldeb hwn fod yn un gydol oes a gall gynnwys pob dewis enw a ddefnyddir hyd yn oed os byddant yn newid neu'n rhoi'r gorau i ddefnyddio'r enw a ffefrir/dewis yn ddiweddarach.

7.02 Anogir unigolion i ddatgelu'n agored bodolaeth unrhyw arallenwau, pan fo'n briodol, er mwyn osgoi anghysondebau neu'r ymddangosiad y maent yn ceisio celu'r wybodaeth. Rhaid i unigolion hefyd fod yn ymwybodol y gall bodolaeth alias ysgogi craffu dwysach yn ystod rhai cliriadau diogelwch ffederal neu wladwriaeth neu wiriadau cefndir, yn enwedig mewn achosion lle nad yw'r unigolyn yn datgelu'r wybodaeth i awdurdodau.

7.03 Bydd y Coleg yn datgelu a/neu’n cadarnhau’r enw(au) dewisol/dewisedig a ddefnyddir gan yr unigolyn yn unol ag unrhyw gais cyfreithlon am y wybodaeth hon, a/neu ar gais yr unigolyn.

8. Diffyg cydymffurfio a Chwynion

8.01 Pan fo unigolyn sydd wedi dewis enw a ffefrir/dewiswyd yn unol â’r polisi hwn yn credu nad yw eu dewis a’u defnydd o’r enw a ffefrir/dewiswyd yn cael eu cynnwys fel sy’n ofynnol gan y polisi hwn, anogir yr unigolyn i ddatrys y mater yn anffurfiol drwy gyfleu ei enw. pryder yn uniongyrchol i bersonél neu swyddfa’r Coleg sydd wedi methu â rhyngweithio â’r unigolyn, cyfeirio ato neu gyfeirio ato gan ddefnyddio’r enw a ffefrir/dewiswyd.

8.02 Mewn achosion lle mae myfyriwr yn teimlo y byddai'n elwa o gymorth neu eiriolaeth ychwanegol, neu'n dymuno cychwyn cwyn ffurfiol am ddiffyg cydymffurfio wrth ddefnyddio'r enw a ffefrir/dewisir gan fyfyriwr o'r fath, gall gysylltu â'r Prif Swyddog Materion Myfyrwyr.

8.03 Mewn achosion lle mae aelod o gyfadran neu staff y Coleg yn teimlo y byddai’n elwa o gymorth neu eiriolaeth ychwanegol, neu’n dymuno cychwyn cwyn ffurfiol am ddiffyg cydymffurfio wrth ddefnyddio’r enw a ffefrir/dewis yr aelod hwnnw, gall yr aelod hwnnw gysylltu â’r Pennaeth. Swyddog Adnoddau Dynol.

9. Defnydd, Cam-drin, neu Gamddefnydd

9.01 Gellir defnyddio cerdyn adnabod myfyriwr Coleg Cymunedol Sir Hudson gydag enw dewisol/dewis arno wedi’i argraffu arno fel cerdyn adnabod (ID) dilys o fewn y Coleg. Fodd bynnag, ni ellir defnyddio cerdyn adnabod gyda'r enw a ffefrir/dewis wedi'i argraffu arno fel cerdyn adnabod cyfreithiol.

Cymeradwywyd: Mawrth 2020 
Cymeradwywyd gan: Cabinet 
Categori: Materion Myfyrwyr , Adnoddau Dynol 
Is-gategori: Enw a Ffefrir 
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mawrth 2022 
Adran Gyfrifol: Materion Myfyrwyr a Chofrestru 

Dychwelyd i Policies and Procedures