Polisi Trefniadau Gwaith Hyblyg
PWRPAS
Pwrpas y Polisi hwn ar Drefniadau Gwaith Hyblyg yw sicrhau bod Coleg Cymunedol Sirol Hudson (“Coleg”) trwyddedau hyblygrwydd yn y gweithle, yn caniatáu i gweithwyr cydbwyso cyfrifoldebau personol a phroffesiynol, a rheolis argyfyngau y gall y Coleg ei wynebu o amser i amser.
POLISI
Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i gefnogi cydbwysedd effeithiol rhwng cyfrifoldebau personol a phroffesiynol y gyfadran, y staff a’r weinyddiaeth. Ymhellach, mae'r Bwrdd yn cydnabod y gall fod angen rheolaeth frys a gweithrediadau o bell mewn amgylchiadau arbennig er mwyn cynnal parhad busnes. Ar gyfarwyddyd y Llywydd, gall y Coleg ddarparu cyfleoedd gwaith hyblyg i weithwyr, gan gynnwys telegymudo ac amser hyblyg mewn amgylchedd gwaith diogel, proffesiynol a chynhyrchiol fel y bo'n briodol neu'n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a phrosesau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn sy'n cynnwys gofynion a chanllawiau cymhwysedd teg a chynhwysol. Bydd y Coleg yn hwyluso cyfleoedd ar gyfer datblygiad proffesiynol ei weithlu at y diben hwn. Bydd y Swyddfa Adnoddau Dynol yn sicrhau cydymffurfiaeth â’r polisi hwn.
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Dyddiad cymeradwyo: Mehefin 9, 2020
Categori:Adnoddau Dynol
Adran Gyfrifol: Adnoddau Dynol
gweithdrefnau
Gweithdrefn Trefniadau Gwaith Hyblyg
1. Trosolwg
Pwrpas y Weithdrefn hon ar Drefniadau Gwaith Hyblyg yw sicrhau bod y Polisi ar Drefniadau Gwaith Hyblyg yng Ngholeg Cymunedol Sirol Hudson (“Coleg”) yn cael ei weithredu, gan ganiatáu hyblygrwydd yn y gweithle, gan ganiatáu i gyflogeion, amser llawn a rhan-amser, gydbwyso. cyfrifoldebau personol a phroffesiynol, a rheoli argyfyngau y gall y Coleg eu hwynebu o bryd i'w gilydd. Gall y Coleg yn ôl ei ddisgresiwn ddarparu cyfleoedd i weithwyr ar gyfer trefniadau gwaith hyblyg, gan gynnwys telegymudo ac amser hyblyg mewn amgylchedd gwaith diogel, proffesiynol a chynhyrchiol fel y bo’n briodol, neu fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
Gall goruchwylio aelodau'r Cabinet neu Oruchwylwyr sydd ag adolygiad a chymeradwyaeth Aelod Goruchwylio'r Cabinet roi amserlen waith arall ar waith ar gyfer eu huned sy'n bodloni anghenion busnes a gweithwyr, ac sy'n cefnogi cenhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd y Coleg. Gall trefniadau gwaith hyblyg ar gyfer yr uned gynnwys gwaith o bell, amserlen wythnos gywasgedig, amserlen arall, amserlen hybrid, neu amser hyblyg. Gall y Goruchwyliwr sefydlu canllawiau ac arferion gorau ar gyfer yr uned i gefnogi amserlen waith amgen neu hybrid. Gellir asesu’r amserlen o bryd i’w gilydd i sicrhau cefnogaeth barhaus i genhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd y Coleg.
2.Ceisiadau
Gall gweithwyr ofyn am drefniant gwaith hyblyg, megis gwaith o bell, lle bo modd, amserlen arall, wythnos waith gywasgedig, amserlen hybrid neu amser hyblyg. Mae amgylchiadau sy’n digwydd nad ydynt yn rhesymol ragweladwy ac na ellir eu hamserlennu ymlaen llaw wedi’u nodi yn y broses a amlinellir yn Adran 3 isod. Lle bo modd, fodd bynnag, dylid amserlennu ceisiadau o’r fath yn unol â’r broses a amlinellir yn Adran 4. Gweler y siart yn Atodiad A. Gall y gweithiwr neu'r goruchwyliwr ymgynghori â'r Swyddfa Adnoddau Dynol ynghylch natur, hyd, a threfniadau a geisir. Bydd ceisiadau am drefniadau hyblyg a ganiateir yn cael eu hailasesu o bryd i'w gilydd, dim hwyrach na chwe (6) mis ar ôl gweithredu'r trefniant y cytunwyd arno. Mae penderfyniadau ynghylch ceisiadau am drefniadau gwaith hyblyg, a cheisiadau a ganiateir, yn aros yn ôl disgresiwn terfynol y Coleg a gellir eu terfynu ar unrhyw adeg gyda, lle bo’n bosibl, rhybudd rhesymol i’r gweithiwr, ac yn unol â chyfreithiau perthnasol.
Atodiad A
3. Heb ei drefnu
Gall gweithiwr ofyn am drefniadau gwaith amgen trwy gysylltu â'u goruchwyliwr gyda chymaint o rybudd â phosibl. Os caiff ei gymeradwyo gan y goruchwyliwr, gellir gofyn am ddogfennaeth ategol gan y gweithiwr. Mae trefniadau gwaith heb ei drefnu yn rhai dros dro ac yn dod i ben cyn gynted ag y bydd amgylchiadau'n caniatáu dychwelyd i drefniadau gwaith rheolaidd.
4. Rhestredig
I'r graddau y gellir rhagweld yr amgylchiadau'n rhesymol, gall gweithiwr wneud cais yn annibynnol am drefniadau gwaith hyblyg trwy gysylltu â'i oruchwyliwr ac amlinellu'r telerau y gofynnir amdanynt ar gyfer trefniadau gwaith amgen. Ar ôl cytundeb rhwng y gweithiwr a'r goruchwyliwr, cwblhawyd Ffurflen Gais Trefniadau Gwaith Hyblyg Gweithwyr, ac unrhyw ddogfennaeth ategol, gael eu cyflwyno i'r aelod Cabinet Goruchwylio. Bydd y gweithwyr yn cael gwybod am y penderfyniad gan yr aelod Cabinet Goruchwylio neu gan y Goruchwyliwr yn uniongyrchol.
5. Trefniadau Gwaith o Bell
5.1 Os ceir cais am drefniadau gwaith hyblyg sy’n cynnwys gwaith o bell, disgwylir i’r gweithiwr gymryd camau priodol i sicrhau cyfrinachedd a diogelwch gwybodaeth berchnogol y Coleg, y cyflogai neu’r myfyriwr. Gall mesurau diogelwch gynnwys defnyddio cypyrddau ffeiliau a desgiau wedi’u cloi, cynnal a chadw cyfrinair yn rheolaidd, ac unrhyw fesurau eraill sy’n briodol ar gyfer y swydd, ei ddyletswyddau, a’i gyfrifoldebau, neu fel yr argymhellir gan y Gwasanaethau Technoleg Gwybodaeth (ITS).
5.2 Mae unrhyw offer a gyflenwir gan y Coleg ar gyfer gwaith o bell yn parhau i fod yn eiddo i'r Coleg a bydd yn cael ei gynnal a'i gadw gan y Coleg. Mae offer a gyflenwir gan y Coleg i'w ddefnyddio at ddibenion busnes yn unig. Ni chaiff gweithwyr osod unrhyw feddalwedd na chaledwedd a fydd yn atal ITS rhag cynnal a chadw neu fonitro'r offer. Nid yw'r Coleg yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am ddifrod neu atgyweiriadau i offer sy'n eiddo i'r gweithwyr. Mewn achos o wahanu oddi wrth gyflogaeth, rhaid dychwelyd holl eiddo’r Coleg i’r Coleg, oni bai bod trefniadau eraill wedi’u gwneud.
5.3 Rhaid i'r gweithiwr sefydlu amgylchedd gwaith priodol yn ei gartref neu ei chartref at ddibenion gwaith. Ni fydd y Coleg yn gyfrifol am unrhyw gostau sy’n gysylltiedig ag eiddo nad yw’n eiddo i’r Coleg mewn amgylcheddau gwaith anghysbell, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i sefydlu swyddfa gartref y gweithiwr, ailfodelu, dodrefn, goleuadau, atgyweiriadau neu unrhyw addasiadau i’r swyddfa gartref. Bydd y gweithiwr yn cytuno i gael cysylltiad rhyngrwyd a ffôn cynaliadwy. Ni fydd y Coleg yn darparu nac yn ad-dalu unrhyw gostau sy'n ymwneud â defnyddio'r rhyngrwyd/ffôn.
5.4 Rhaid i'r gweithiwr gynnal ei weithle o bell mewn modd diogel, heb unrhyw beryglon diogelwch. Ymdrinnir ag anafiadau a gaiff y gweithiwr mewn swyddfa gartref ac ar y cyd â'i ddyletswyddau gwaith rheolaidd ym mholisi iawndal gweithwyr y Coleg, fel y bo'n briodol. Bydd y gweithiwr yn gyfrifol am hysbysu’r Coleg am unrhyw anafiadau o’r fath cyn gynted ag y bo’n ymarferol. Bydd y Gweithiwr yn atebol am unrhyw anafiadau a gaiff ymwelwyr â'i weithle cartref.
5.5 Bydd yn ofynnol i weithiwr nad yw wedi'i eithrio rhag gofynion goramser y Ddeddf Safonau Llafur Teg, a'r holl gyfreithiau a rheoliadau gwladwriaethol a ffederal cymwys, gofnodi'r holl oriau a weithiwyd yn gywir. Mae'r oriau a weithir yn fwy na'r oriau a drefnwyd y dydd a'r wythnos waith yn gofyn am gymeradwyaeth ymlaen llaw gan y Goruchwyliwr. Gall methu â chydymffurfio â'r gofyniad hwn arwain at derfynu'r trefniant ar unwaith.
5.6 Mae’n bosibl na fydd ceisiadau am drefniadau gwaith hyblyg sy’n cynnwys gwaith o bell yn cael eu caniatáu ar gyfer pob swydd neu gyflogai. Bydd ceisiadau o'r fath yn cael eu gwerthuso fesul achos. Gall y goruchwyliwr archwilio a ellir cyflawni swyddogaethau swydd sylfaenol y gweithiwr yn effeithiol o bell. Gall y goruchwyliwr ymgynghori â'r Swyddfa Adnoddau Dynol at y diben hwn.
5.7 Bydd y rhai y rhoddir trefniant gwaith o bell iddynt yn ddarostyngedig i'r un disgwyliadau, cyfrifoldebau, a safonau perfformiad ar gyfer eu safle ag a oedd yn eu lle cyn y trefniant o bell. Dylai goruchwylwyr a gweithwyr gyfleu disgwyliadau ar gyfer aseiniadau gwaith yn glir, cymryd rhan mewn cyfarfodydd rheolaidd, a nodi unrhyw baramedrau eraill sy'n berthnasol i gefnogi trefniant o bell.
5.8 Bydd y gweithiwr ar gael yn ystod oriau gwaith a drefnwyd ac yn ymatebol i gydweithwyr a goruchwyliwr wrth weithio o bell. Mae'r gweithiwr yn cytuno ymhellach i fynd i'r afael â chyfrifoldebau swydd trwy gydol yr oriau gwaith a drefnwyd ac yn cytuno i fod yn gyraeddadwy trwy e-bost, cynhadledd fideo, neu rif ffôn cyswllt brys a ddarperir gan y gweithiwr i'w ddefnyddio yn ystod yr amser hwn.
6. Asesiad
Bydd yr Is-lywydd Adnoddau Dynol neu'r sawl a ddylunnir yn adolygu gweithrediad y weithdrefn yn rheolaidd i sicrhau bod y weithdrefn hon yn cael ei chynnal mewn modd teg, cyson a chyfiawn sy'n gyson â Chenhadaeth, Gweledigaeth a Gwerthoedd y Coleg.
Community Agreement for College Hybrid and Virtual Meetings
Cymeradwywyd gan: Cabinet
Dyddiad Cymeradwyo: Ionawr 2022; Tachwedd 2023
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Tachwedd 2025
Categori:Adnoddau Dynol
Adran Gyfrifol: Adnoddau Dynol
Dychwelyd i Policies and Procedures