Trefn Gaffael

gweithdrefnau

I. CYFLWYNIAD

Pwrpas y Weithdrefn ar Gaffael yw nodi’r canllawiau sylfaenol ar gyfer pob caffaeliad nwyddau a gwasanaethau sy’n cydymffurfio â chyfreithiau perthnasol.

1. Prynu Llai nag 20% ​​o Drothwy Cynnig y Coleg
   1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.19, gellir dyfarnu dyfarniadau pryniannau, contractau neu gytundebau yr amcangyfrifir eu bod yn llai nag ugain y cant (20%) o drothwy cynnig cyfredol y Coleg ($8,320 o Orffennaf 1, 2023) ar gais un. dyfynbris neu gynnig.
   2. Mae angen Tystysgrif Cofrestru Busnes gan werthwyr pan fydd y pryniant yn fwy na 15% o drothwy cynnig y Coleg ($ 6,240 o Orffennaf 1, 2023) ac mae'r gwasanaethau'n cael eu perfformio yn New Jersey. NJSA 52:32-44, et seq.
   3. Mae angen cymeradwyaeth Pennaeth Swyddfa/Uned, a/neu Is-lywydd Adran ar gyfer archeb brynu.
2. Rhwng 20% ​​o Drothwy Cynnig y Coleg a $17,499
   1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.19, rhaid gofyn am o leiaf ddau (2) ddyfynbris, pryd bynnag y bo'n ymarferol, cyn dyfarnu'r pryniant. Dyfernir y contract ar sail y dyfynbris cyfrifol isaf a dderbyniwyd sydd fwyaf manteisiol i'r Coleg, pris a ffactorau eraill a ystyriwyd. Os na wneir y dyfarniad i'r gwerthwr sy'n darparu'r dyfynbris isaf, bydd datganiad o esboniad o'r rhesymau felly yn cael ei roi ar ffeil gyda phryniant o'r fath. Fesul practis Coleg, dylid cael tri (3) dyfynbris os yw'n ymarferol.
      
      1. Pryd bynnag y bydd angen dyfynbrisiau lluosog, y swyddfa/uned unigol sy'n gyfrifol am ofyn am y dyfynbrisiau lluosog. Bydd y Swyddfa Gaffael yn gweithio gyda'r swyddfa/uned i helpu i ddod o hyd i werthwyr eraill posibl pan fo angen.
   2. Mae eithriadau ychwanegol o'r broses dyfynbrisiau lluosog yn cynnwys defnyddio Contractau Gwladol (NJSA 18A: 64A-25.9), Prynu ar y Cyd â cholegau sirol, bwrdeistrefi neu siroedd eraill y mae'r coleg sirol wedi'i leoli ynddynt, sefydliadau dysgu uwch, neu unedau llywodraeth eraill yn unol â hynny. i’r Gyfraith Contractau Cyhoeddus Lleol (NJSA 18A: 64A-25.10), systemau prisio cydweithredol a sefydlwyd o dan gyfreithiau New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), a chytundebau prynu cydweithredol a gydnabyddir ac a dderbynnir yn genedlaethol (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Mae’r ffactorau y gellir eu hystyried os dyfernir i’r dyfynbrisiau nad ydynt yn rhai isaf yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
      
      1. Profiad blaenorol (gan gynnwys profiad blaenorol gyda HCCC)
      2. Cyfeiriadau
      3. Lleoliad (cyn belled â bod agosrwydd ffisegol y gwerthwr yn angenrheidiol i brynu neu gyflawni'r contract yn effeithlon ac yn ddarbodus)
   4. Mae angen cymeradwyaeth Pennaeth Swyddfa/Uned, a/neu Is-lywydd Adran ar gyfer archeb brynu.
3. Rhwng $17,500 a Throthwy Cynnig y Coleg - Proses Deg ac Agored
   1. Yn lle deisyfiad am ddyfynbrisiau lluosog yn unol â NJSA 18A:64A-25.19, gall y Coleg ddefnyddio Proses Deg ac Agored ar gyfer pryniannau rhwng $17,500 a Throthwy Cynnig y Coleg. Mae hyn yn golygu postio Cais am Gynigion (RFP) ar wefan y Coleg am o leiaf ddeg (10) diwrnod. Gellir dyfarnu'r contract ar sail y cynnig ymatebol cyfrifol isaf a dderbyniwyd sydd fwyaf manteisiol i'r Coleg, pris a ffactorau eraill a ystyriwyd. Os na wneir y dyfarniad i'r gwerthwr sy'n darparu'r cynnig isaf, bydd datganiad o esboniad o'r rhesymau felly yn cael ei roi ar ffeil gyda phryniant o'r fath.
   2. Nid oes angen Tystysgrif Datgelu Endid Busnes (BEDC) pan ddefnyddir Proses Deg ac Agored trwy bostio'r RFP ar wefan y Coleg.
   3. Mae eithriadau ychwanegol o'r broses dyfynbrisiau lluosog yn cynnwys defnyddio Contractau Gwladol (NJSA 18A: 64A-25.9), Prynu ar y Cyd â cholegau sirol, bwrdeistrefi neu siroedd eraill y mae'r coleg sirol wedi'i leoli ynddynt, sefydliadau dysgu uwch, neu unedau llywodraeth eraill yn unol â hynny. i’r Gyfraith Contractau Cyhoeddus Lleol (NJSA 18A: 64A-25.10), systemau prisio cydweithredol a sefydlwyd o dan gyfreithiau New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), a chytundebau prynu cydweithredol a gydnabyddir ac a dderbynnir yn genedlaethol (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Mae angen cymeradwyaeth Pennaeth Swyddfa/Uned, Is-lywydd Adran, Prif Swyddog Ariannol, neu Ddyluniwr ar gyfer archeb brynu.
4. Rhwng $17,500 a Throthwy Cynnig y Coleg - Proses Heb fod yn Deg ac Agored
   1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.19, rhaid gofyn am o leiaf ddau (2) ddyfynbris, pryd bynnag y bo'n ymarferol, cyn dyfarnu'r pryniant. Dyfernir y contract ar sail y dyfynbris cyfrifol isaf a dderbyniwyd sydd fwyaf manteisiol i'r Coleg, pris a ffactorau eraill a ystyriwyd. Os na wneir y dyfarniad i'r gwerthwr sy'n darparu'r dyfynbris isaf, bydd datganiad o esboniad o'r rhesymau felly yn cael ei roi ar ffeil gyda phryniant o'r fath. Fesul practis Coleg, dylid cael tri (3) dyfynbris pryd bynnag y bo'n ymarferol.
   2. Mae angen Tystysgrif Datgelu Endid Busnes (BEDC) i ddyfarnu contract i werthwyr pan ddilynir Proses Heb fod yn Deg ac Agored. Bydd y Cydweithiwr a systemau rheoli contractau Coelcerth yn storio'r holl BEDCs.
   3. Mae angen penderfyniad gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr ar gyfer pob pryniant o dan drothwy cynnig y Coleg oni bai bod penderfyniad Bwrdd yr Ymddiriedolwyr yn cymeradwyo awdurdod i'r asiant contractio ddyfarnu contractau hyd at swm y trothwy cynnig. Mae'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael wedi cael yr awdurdod i ddyfarnu contractau ar y trothwy cynnig ($41,600 ar 1 Gorffennaf, 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (gweler esboniad pellach isod).
   4. Mae'r eithriadau ar gyfer y gofyniad i ofyn am ddyfynbrisiau lluosog yr un fath â'r uchod.
   5. Mae angen cymeradwyaeth Pennaeth Swyddfa/Uned, Is-lywydd Adran, Prif Swyddog Ariannol, neu Ddyluniwr ar gyfer archeb brynu.
5. Prynu sy'n Llai na Throthwy Cynnig y Coleg - Penderfyniad yn Awdurdodi'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffaeliad i Ddyfarnu Contractau o dan y Trothwy Cynnig
   1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.3, gellir gwneud, trafod a phrynu pryniannau, contractau neu gytundebau ar gyfer cyflawni unrhyw waith neu ddodrefnu neu logi deunyddiau neu gyflenwadau nad yw eu cost neu eu pris yn fwy na throthwy cynnig coleg. a ddyfernir gan asiant contractio, pan awdurdodir hynny drwy benderfyniad Bwrdd yr Ymddiriedolwyr, heb hysbysebu’n gyhoeddus ar gyfer bidiau a chynigion felly. Rhaid i'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael ddilyn gweithdrefnau cyfraith Contractau Colegau Sirol wrth ddyfarnu Contractau. Fesul practis Coleg, dylid cael tri (3) dyfynbris pryd bynnag y bo'n ymarferol.
   2. Mae'n ofynnol gofyn am ddyfynbrisiau lluosog oni bai bod eithriad yn bodoli. Mae'r eithriadau ar gyfer deisyfiad dyfynbrisiau yr un fath â'r rhai uchod.
   3. Mae angen cymeradwyaeth Bwrdd yr Ymddiriedolwyr, a'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael ar gyfer archeb brynu.
6. Pryniannau sy'n Gyfwerth â'r Trothwy Cynigion neu'n Dros Ben
   1. Bydd eitemau sydd â gwerth uwch na throthwy cynnig y Coleg yn cael eu hysbysebu’n gyhoeddus a’u cynnig oni bai eu bod wedi’u heithrio o dan 18A:64A-25.5 neu gyfraith arall, a byddant yn cydymffurfio â Pholisi Chwarae-i-Chwarae 6.4. Bydd y Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael yn paratoi manylebau bid neu gais am gynigion, fel y bo'n berthnasol, gyda Chyfarwyddwr yr Adran a/neu'r Prif Swyddog Ariannol neu'r sawl a ddylunnir. Mae caffaeliadau sydd wedi'u heithrio rhag cynnig (ac eithrio gwasanaethau proffesiynol) yn dal i fod angen deisyfu dyfynbrisiau lluosog yn unol ag NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Ceir rhestr o eithriadau cynigion cyhoeddus yn NJSA 18A:64A-25.5. ac yn cynnwys y canlynol:
      1. Gwasanaethau proffesiynol;
      2. Gwasanaethau Amhenodol Eithriadol (“EUS”) a chynhyrchion na ellir yn rhesymol eu disgrifio trwy fanylebau ysgrifenedig, yn amodol, fodd bynnag, ar weithdrefnau sy’n gyson â chynigion cyhoeddus pryd bynnag y bo modd;
      3. Deunyddiau neu gyflenwadau nad ydynt ar gael gan fwy nag un gwerthwr, gan gynnwys, heb gyfyngiad, deunyddiau neu gyflenwadau sydd â phatent neu hawlfraint;
      4. Gwaith a wneir gan weithwyr HCCC;
      5. Argraffu hysbysiadau cyfreithiol a dogfennau a ddefnyddir mewn achosion cyfreithiol;
      6. Gwerslyfrau, deunyddiau llyfrgell, a gwasanaethau llyfrgell arbenigol;
      7. Cyflenwadau a gwasanaethau bwyd gan gynnwys cyflenwadau bwyd a chontractau rheoli ar gyfer canolfannau myfyrwyr, ystafelloedd bwyta a chaffeterias;
      8. Gwasanaethau a gyflawnir gan gyfleustodau cyhoeddus sy'n ddarostyngedig i awdurdodaeth y Bwrdd Cyfleustodau Cyhoeddus (BPU), yn unol â thariffau a rhestrau taliadau a gymeradwywyd gan yr BPU;
      9. Gwasanaeth atgyweirio offer os yw o natur EUS, gan gynnwys y rhannau angenrheidiol;
      10. Peiriannau neu offer arbenigol o natur dechnegol na fydd yn rhesymol yn caniatáu llunio manylebau, a'u caffael, heb hysbysebu er budd y cyhoedd;
      11. Yswiriant, gan gynnwys yswiriant a gwasanaethau ymgynghori, a gaiff eu caffael yn unol â gofynion EUS;
      12. Cyhoeddi hysbysiadau cyfreithiol mewn papurau newydd, fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith;
      13. Caffael arteffactau neu eitemau eraill o gymeriad cynhenid, artistig neu hanesyddol unigryw;
      14. Casglu symiau sy'n ddyledus ar fenthyciadau myfyrwyr, gan gynnwys heb gyfyngiad Benthyciadau Myfyrwyr Ffederal;
      15. Gwasanaethau ymgynghori proffesiynol;
      16. Adloniant, gan gynnwys heb gyfyngiad ar gyflwyniadau theatrig, cyngherddau bandiau ac eraill, ffilmiau a chynyrchiadau clyweledol eraill;
      17. Contractau sy’n defnyddio arian a grëwyd gan ffioedd gweithgareddau myfyrwyr a godir neu a godir gan fyfyrwyr, nad ydynt o dan reolaeth uniongyrchol y coleg ac a wariwyd gan sefydliadau myfyrwyr;
      18. Argraffu, gan gynnwys heb gyfyngiadau, catalogau, blwyddlyfrau a chyhoeddiadau cwrs;
      19. Darparu nwyddau neu wasanaethau ar gyfer defnyddio, cefnogi neu gynnal a chadw caledwedd cyfrifiadurol perchnogol, perifferolion meddalwedd a datblygu systemau ar gyfer y caledwedd;
      20. Recriwtio a hysbysebu personél, gan gynnwys hysbysebu heb gyfyngiad sy'n ceisio cofrestru myfyrwyr;
      21. Cyflenwadau addysgol, llyfrau, dillad, etc. a brynir gan siop lyfrau coleg sirol, neu gan wasanaeth neu gwmni rheoli o dan gontract â choleg sirol i weithredu siop lyfrau coleg sirol;
      22. Prynu neu rentu capiau a gynau graddio a dyfarnu tystysgrifau neu blaciau;
      23. Treuliau ar gyfer teithio neu gynadleddau;
      24. Eitemau sydd ar gael gan werthwyr am gostau sy'n is na phrisiau contract y Wladwriaeth ar gyfer yr un cynnyrch neu wasanaeth, sy'n bodloni neu'n rhagori ar delerau neu amodau contract y Wladwriaeth;
      25. Pryniannau a wnaed neu yr ymrwymir iddynt gyda'r Unol Daleithiau, Talaith New Jersey, sir neu fwrdeistref neu unrhyw fwrdd, corff, neu swyddog, asiantaeth neu awdurdod neu unrhyw wladwriaeth neu israniad arall ohonynt.
   3. Mae eithriadau ychwanegol i gynigion cyhoeddus yn cynnwys defnyddio Contractau Gwladol (NJSA 18A: 64A-25.9), Prynu ar y Cyd â cholegau sirol, bwrdeistrefi neu siroedd eraill y mae'r coleg sirol wedi'i leoli ynddynt, sefydliadau dysgu uwch, neu unedau llywodraeth eraill yn unol â y Gyfraith Contractau Cyhoeddus Lleol (NJSA 18A: 64A-25.10), systemau prisio cydweithredol a sefydlwyd o dan gyfreithiau New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), a chytundebau prynu cydweithredol a gydnabyddir ac a dderbynnir yn genedlaethol (NJSA 18A: 64A-25.11a(b)).
   4. Dylid ystyried Proses Deg ac Agored ar gyfer caffaeliadau sydd wedi’u heithrio rhag cynnig er mwyn osgoi’r angen i gael Tystysgrif Datgelu Endid Busnes.
   5. Nid yw trydydd parti sy'n ysgrifennu neu'n cynorthwyo gyda'r gwaith o baratoi manylebau'r bid neu sy'n gwneud cais am gynigion yn gymwys i gynnig neu gyflwyno cynnig ar gyfer yr un contract.
   6. Bydd dyfarniad contract gan y cyhoedd sy'n gofyn am hysbyseb gyhoeddus am gynigion yn cael ei ddyfarnu gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr i'r cynigydd â'r cyfrifoldeb isaf. NJSA 18A: 64A-25.19.
   7. Gwasanaethau Proffesiynol:
      1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), mae contractau y mae eu cynnwys yn cynnwys gwasanaethau proffesiynol wedi'u heithrio rhag bidio cyhoeddus.
      2. Yn unol â NJSA 18A:64A-25.19, nid oes angen dyfynbrisiau lluosog ar gyfer contractau gwasanaeth proffesiynol.
      3. Nid oes angen BEDC os defnyddir proses deg ac agored i gaffael contract gwasanaeth proffesiynol.
      4. Diffinnir Gwasanaethau Proffesiynol fel “gwasanaethau a ddarperir neu a gyflawnir gan berson sydd wedi'i awdurdodi gan y gyfraith i ymarfer proffesiwn cydnabyddedig ac y mae ei ymarfer yn cael ei reoleiddio gan y gyfraith ac y mae perfformiad gwasanaethau yn gofyn am wybodaeth o fath uwch mewn maes dysgu a gaffaelwyd gan ffurfiol hirfaith. cwrs hyfforddi ac astudio arbenigol sy'n wahanol i gyfarwyddyd academaidd cyffredinol, prentisiaeth neu hyfforddiant. Mae gwasanaethau proffesiynol hefyd yn golygu gwasanaethau a ddarperir wrth berfformio gwaith sy’n wreiddiol ac yn greadigol ei gymeriad mewn maes cydnabyddedig o ymdrech artistig.”
   8. Pryniannau Argyfwng:
      1. Yn unol ag NJSA 18A:64A-25.6, gall y Coleg wneud, negodi neu ddyfarnu unrhyw bryniant heb hysbysebu cynigion yn gyhoeddus, pan fo argyfwng sy’n effeithio ar iechyd, diogelwch neu les preswylwyr eiddo’r coleg yn gofyn am ddosbarthu’r deunyddiau ar unwaith. neu gyflenwadau neu berfformiad y gwaith.
      2. Rhaid i gais ysgrifenedig ar gyfer prynu, gan y gweithiwr sy'n gyfrifol am yr adeilad, cyfleuster neu offer lle digwyddodd yr argyfwng, gael ei ffeilio gyda'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael, yn disgrifio natur yr argyfwng, amser y digwyddiad, a'r angen galw am yr eithriad prynu brys. Mae'r Llywydd a'r Cyfarwyddwr Contractio a Chaffael wedi'u hawdurdodi i ddyfarnu contract ar gyfer prynu os yw'r Cyfarwyddwr yn fodlon bod yr argyfwng yn bodoli.
      3. Wrth ddodrefnu'r gwaith, deunyddiau neu gyflenwadau, bydd gan y contractwr hawl i gael ei dalu felly a bydd y Coleg yn rhwymedig i dalu.
      4. Nid oes angen dyfynbrisiau lluosog ar gyfer pryniannau brys.
   9. Mae angen cymeradwyaeth Pennaeth Swyddfa/Uned, Is-lywydd Adran, Prif Swyddog Ariannol, neu Ddyluniwr ar gyfer archeb brynu.
7. Cyflawni Contractau
   1. Bydd pob contract yn cael ei anfon ymlaen at y Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael i'w adolygu ar y cyd â Chwnsler Cyfreithiol y Coleg. Yna caiff y contractau eu hadolygu gan y Prif Swyddog Ariannol a'u hanfon ymlaen at y Llywydd neu'r sawl a ddyluniwyd ganddo/ganddi i'w llofnodi.
   2. Nid oes gan Benaethiaid Swyddfa/Uned yr awdurdod i gyflawni contractau.
   3. Gall y Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael gyflawni contractau sy'n dod o dan awdurdod y Cyfarwyddwr a gyhoeddwyd gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr (contractau o dan y trothwy cynnig).
   4. Mae angen cymeradwyaeth y Llywydd, y Prif Swyddog Ariannol, a/neu'r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael ar gyfer archeb brynu.
8. Offer Cyfrifiadurol - Caledwedd a Meddalwedd
   1. Bydd y CIO yn gweithio gyda’r Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael i gaffael yr holl geisiadau am offer ITS ar gyfer y Coleg.
   2. Rhaid i bob parti lenwi Ffurflen Cyfiawnhad Offer a'i hawdurdodi. Ar ôl cymeradwyo'r ffurflen gyfiawnhad, mae angen i'r Adran gwblhau ymholiad.
   3. Cyhoeddir yr archeb brynu ar ôl cymeradwyo'r cais a'i anfon ymlaen at y gwerthwr.
   4. Bydd yr adran TG yn derbyn, ffurfweddu a gosod yr offer.
   5. Mae angen cymeradwyaeth Is-lywydd Adrannol, Prif Swyddog Ariannol, CIO, a/neu Gyfarwyddwr Contractau a Chaffael ar gyfer archeb brynu.
9. Amrywiaeth Cyflenwyr
   1. Hysbyseb ar gyfer Cynigion a Cheis am Gynigion (“RFP”)
      1. Mae'r adran brynu yn hysbysebu bidiau a chais am gynigion ar wefan y Coleg ar gyfer pob busnes lleol ac amrywiol i'r broses ymgeisio deg ac agored.
      2. Rhybuddion prynu Busnesau sy'n eiddo i fenywod (WBE), busnesau sy'n eiddo i Leiafrifoedd (MBE), busnesau sy'n eiddo i gyn-filwyr (VBE neu VOSB), busnesau sy'n eiddo i unigolion dan anfantais economaidd (DBE), a busnesau sy'n eiddo i unigolion LHDT (LGBTBE) pan fydd cynigion yn cael eu cyflwyno. ar gael i sicrhau cyflwyniadau amrywiol.
      3. Adolygu ceisiadau i sicrhau bod manylebau ar gyfer pobl ag anableddau yn cael eu bodloni.
      4. Ymchwilio i weld a yw gwerthwyr a gyflwynwyd yn gwneud cais i grŵp Amrywiaeth Cyflenwyr.
   2. Ymgysylltu â Grwpiau Amrywiaeth
      1. Yn blaenoriaethu gwerthwyr amrywiol a ddilysir gan Gontractau Gwladol a Chydweithredol.
      2. Mae Cyfarwyddwr Contractau a Chaffael yn ymwneud â llawer o grwpiau amrywiaeth, yn ogystal â grwpiau pwrcasu ar y cyd, i gael gwybodaeth am gwmnïau amrywiol o wahanol ethnigrwydd i amrywio pŵer prynu.
      3. Parhau i fod yn aelod o Gyngor Amrywiaeth Cyflenwyr Lleiafrifol Efrog Newydd/New Jersey, sy'n darparu rhestrau o Gyflenwyr Lleiafrifol ardystiedig.
      4. Cyfarfu gwerthwyr trwy fynychu amrywiol gynadleddau, seminarau, a gweithdai sy'n canolbwyntio ar amrywiaeth cyflenwyr, ar y cyd â'r adran Amrywiaeth Ecwiti a Chynhwysiant, Sir Hudson, Jersey City, a sefydliadau Amrywiaeth y Wladwriaeth.

Cymeradwywyd: Mawrth 2022
Cymeradwywyd gan: Cabinet
Categori: Prynu
Is-gategori: Caffael
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mawrth 2024
Yr Adran Gyfrifol: Cyllid

Dychwelyd i Policies and Procedures