Gweithdrefn Weithrediadau ar Gynnal a Chadw, Atgyweirio ac Addasiadau

I. Cyflwyniad

Pwrpas y weithdrefn hon yw nodi'r canllawiau sylfaenol ar gyfer cyfrifoldebau sefydliadol ac adrannol sy'n ymwneud â chynnal a chadw, atgyweirio ac addasu cyfleusterau'r coleg. Er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â safonau HCCC a gofynion rheoleiddio ar gyfer iechyd a diogelwch, mae'r Coleg yn cyflogi staff Peirianneg a Gweithrediadau proffesiynol sy'n ymroddedig i gynllunio, adeiladu a gweithredu holl gyfleusterau'r campws yn effeithiol.

Oni bai yr awdurdodir yn wahanol yn y weithdrefn hon, rheolir gwaith cyfleusterau ar gampws Jersey City ac Union City gan y Swyddfa Peirianneg a Gweithrediadau. Dylai unigolion sy'n dymuno gwneud gwaith cyfleusterau ymgynghori â'r staff priodol yn y lleoliadau hynny. Rhaid i unrhyw waith cyfleusterau a awdurdodir gan weinyddwyr adeiladu gydymffurfio â chodau lleol a safonau HCCC.

Rhaid gwneud yr holl waith cyfleusterau yn unol â Theitl II a safonau dylunio hygyrch/ADA. At ddibenion y weithdrefn hon, diffinnir “gwaith cyfleusterau” fel unrhyw waith sy'n addasu adeiladau neu dir y campws, megis ailosod, adleoli, tynnu neu beintio drysau, waliau, ffenestri, silffoedd neu loriau; newid neu dreiddio i goridorau neu nenfydau; ychwanegu at neu rannu gofod presennol; a gweithio ar unrhyw system cyfleustodau adeiladu, ymhlith eraill.

II. Cyfrifoldebau Sefydliadol

Mae'r Coleg yn darparu gwasanaethau cyfleuster sylfaenol, megis gwasanaethau carcharu, gwaredu gwastraff, ailgylchu a chynnal a chadw ac atgyweirio adeiladau, trwy'r Swyddfa Peirianneg a Gweithrediadau (OEO). Mae gan y Coleg hefyd gyllid ar gyfer mân atgyweiriadau a gwelliannau, gan gwmpasu prosiectau adnewyddu adeiladau sylfaenol a diogelwch.

Swyddfa Peirianneg a Gweithrediadau
1. Prif genhadaeth yr OEO yw cyflawni'r gwasanaethau cynnal a chadw, atgyweirio, a mân addasiadau hanfodol sydd eu hangen i wneud a chadw campysau'r Coleg yn weithredol, yn ddiogel, ac yn unol â gofynion cyfreithiol a nodir yn y gyfraith neu'r cod a safonau HCCC.
Ceisiadau Gwasanaeth Peirianneg a Gweithrediadau a Chwblhau
1. Dylid cyflwyno ceisiadau am wasanaethau OEO trwy gwblhau Gorchymyn Gwaith / Cais ar-lein. Pan dderbynnir cais, bydd OEO yn aseinio rhif archeb gwaith ac yn trefnu'r gwaith yn unol â hynny.
2. Bydd OEO yn trefnu archebion gwaith i fodloni'r gofyniad o ddyddiad ac amser cwblhau penodol a bydd yn hysbysu adrannau os na ellir cyflawni'r gwasanaethau yn ôl y gofyn. Os na nodir dyddiad cwblhau, bydd archebion gwaith yn cael eu hamserlennu yn y drefn a dderbyniwyd.
3. Dylid gwneud ymholiadau am orchmynion gwaith sydd ar y gweill dros y ffôn i’r OEO yn estyniad 4048 neu drwy e-bost yn gacostaFREEHUDSONCYMUNEDOLCOLEG. Bydd angen y rhif archeb gwaith er mwyn ymateb i unrhyw ymholiad.
4. Os penderfynir bod y cais yn daladwy i gyfrifon heblaw cyllideb weithredol yr OEO, bydd cyswllt yr adran yn cael ei hysbysu’n ysgrifenedig a bydd yn cael rhif archeb gwaith a’r cynnig amcangyfrif cost ar gyfer y gwasanaethau. Nid yw'r amcangyfrifon yn rhwymol a'u bwriad yw helpu i benderfynu a ddylid awdurdodi OEO i fwrw ymlaen â'r gwaith. Os yw'r adran sy'n gwneud cais yn dymuno i'r gorchymyn gwaith gael ei weithredu, dylai ymateb yn ysgrifenedig i'r OEO a bwrw ymlaen â'r broses gaffael sefydledig. Pan gyflawnir y gwasanaeth, bydd yr OEO yn prosesu anfoneb yn erbyn yr Archeb Brynu a gyhoeddwyd.
Cynllunio, Dylunio ac Adeiladu
1. Mae OEO yn hwyluso arferion gorau mewn datblygu prosiectau, rheoli ac adeiladu ar gyfer y Coleg ac yn darparu arweiniad cynhwysfawr yn ymwneud ag amgylchedd adeiledig y sefydliad. Mae hyn yn cynnwys uwchgynllunio HCCC, rhaglennu, datblygu dyluniad, ymdrechion adeiladu, ac arferion dylunio gorau. Cyn cychwyn cais am brosiect, rhaid i unigolion ymgynghori â gweinyddwr yr adran briodol i benderfynu ar bolisïau a gweithdrefnau adrannol penodol ar gyfer gwneud cais am waith cyfleusterau.

III. Cyfrifoldebau Unedau Cysylltiedig â Defnydd Adeiladau

Mae deoniaid, cyfarwyddwyr, a phenaethiaid uned yn gyfrifol am sicrhau bod gofod yn cael ei ddefnyddio at y dibenion a neilltuwyd a'i ddefnyddio mewn ffyrdd sy'n hyrwyddo diogelwch pawb sy'n defnyddio neu'n ymweld â'r cyfleusterau. Mae gan bob aelod o gymuned y Coleg gyfrifoldeb i drin cyfleusterau campws gyda gofal; i osgoi unrhyw weithredoedd sy'n creu amodau peryglus, peryglus, anniogel neu afiach; a rhoi gwybod am unrhyw amodau o'r fath y gallant gadw atynt. Mae'r Coleg yn dibynnu ar staff a goruchwylwyr i hysbysu ac addysgu'r myfyrwyr, y gyfadran, y staff ac ymwelwyr am gyfleusterau am eu defnydd. Mae cyfrifoldebau’r adran yn cynnwys:

Awdurdodi mynediad i ofod mewn mannau cyfyngedig neu ddiogel ac ar ôl oriau;
Nodi cyfrifoldebau uned ar gyfer storio, trin a gwaredu deunyddiau peryglus yn ddiogel; a
Dilyn holl bolisïau a gweithdrefnau HCCC ar gyfer addasu cyfleusterau, cynnal a chadw ac atgyweirio.

IV. Staff Cynnal a Chadw Adrannol

Mae'n rhaid i swyddfeydd, yn bennaf unedau hunangynhaliol (fel FLIK, Siop Lyfrau, ac ati) sydd wedi, neu sy'n bwriadu cael, staff wedi'u cyflogi'n benodol ar gyfer cynnal a chadw adrannol a thasgau addasiadau bach fod â memorandwm dealltwriaeth gydag OEO. Rhaid adolygu'r cytundebau hynny o bryd i'w gilydd i sicrhau nad yw'r gwaith a gyflawnir gan yr unedau hyn yn fwy na'r hyn y gellir ei wneud yn ddiogel ac yn unol â chodau rheoliadol cymwys. Nid yw'r cytundebau hyn yn negyddu cyfrifoldeb yr adran i gydymffurfio â safonau HCCC; rheoliadau amgylcheddol, diogelwch ac iechyd; a phrosesau caniatáu.

V. Dyraniad Gofod Swyddfa

Pwrpas y Weithdrefn a Chanllawiau ar gyfer Dyrannu Gofod Swyddfa yw sicrhau proses dryloyw a theg ar gyfer dyrannu gofodau swyddfa a darparu blaenoriaethau ar gyfer dyrannu swyddfeydd. Mae gofod yn adnodd cyfyngedig gan y Coleg; o ganlyniad, rhaid ei reoli'n gyfrifol ac mewn ffordd sy'n hyrwyddo datblygiad cenhadaeth a blaenoriaethau strategol y coleg. Mae angen cynnal hyblygrwydd i fynd i'r afael â newidiadau mewn swyddogaeth, cwricwla, rhaglenni a thechnolegau. Yn unol â hynny, mae fframwaith cynhwysfawr ar gyfer neilltuo a rheoli gofod, gan gynnwys gofod swyddfa, wedi'i sefydlu i gyflawni'r defnydd gorau ac ymatebion i anghenion cyfredol ac sy'n dod i'r amlwg. Mae'r Coleg wedi ymrwymo i broses deg a thryloyw ar gyfer yr holl swyddfeydd a ddyrennir. Rheolir y gwaith o ddyrannu gofod swyddfa gan y Swyddfa Peirianneg a Gweithrediadau. Bydd ceisiadau'n cael eu cydgysylltu â darpar ddefnyddwyr gan y Cyfarwyddwr Gweithredol Peirianneg a Gweithrediadau a'u cymeradwyo gan yr aelod Cabinet cyfatebol. Nid oes angen cymeradwyaeth ychwanegol ar gyfer symud swyddfa o fewn adran neu uned.
canllawiau
1. Mae aseiniadau gofod yn seiliedig ar genhadaeth, gwerthoedd craidd a chyfeiriadau strategol y Coleg.
2. Bydd yr holl gyfadran a staff yn cael gofod swyddfa neu weithle sy'n briodol ar gyfer y math o waith y maent yn ei wneud. Lle bo modd, dylai aelodau cyfadran a staff sy'n rhyngweithio'n rheolaidd â myfyrwyr gael mynediad i ofod preifat i gwrdd â myfyrwyr.
3. Gofod swyddfa yw eiddo coleg a fydd yn cael ei ddyrannu i uned neu is-adran benodol, fel sydd ar gael, mewn modd sy'n hyrwyddo blaenoriaethau'r coleg orau. Nid oes unrhyw uned neu is-adran yn “berchen” ar y gofod a neilltuwyd iddi. Yr Is-lywydd neu'r Deon adran gyfatebol sy'n gyfrifol am y penderfyniadau terfynol ynghylch dyrannu gofod swyddfa o fewn adran benodol. Mewn sefyllfaoedd lle rhennir gofod swyddfa rhwng gwahanol unedau neu isadrannau, rhaid i’r Is-lywyddion a’r Deoniaid sy’n cynrychioli’r unedau neu’r isadrannau hynny benderfynu ar y cyd sut y defnyddir y gofod. Dylai pob uned neu is-adran reoli ei hanghenion o ran gofod swyddfa o fewn y gofod sydd wedi'i ddyrannu i'r uned neu'r is-adran ar unrhyw adeg benodol.
4. Dylid defnyddio gofod swyddfa, fel holl adnoddau gofod y coleg, yn y modd mwyaf effeithlon ac effeithiol posibl i wasanaethu nodau rhaglennu a strategol orau.
5. Anogir trefniadau rhannu swyddfa a swyddfa agored pryd bynnag y bo modd i ddefnyddio gofod cyfyngedig y campws yn effeithlon.
6. Gellir newid gofod swyddfa sydd wedi'i ddyrannu i uned neu is-adran i uned arall mewn ymateb i anghenion a blaenoriaethau'r coleg.
7. Gofod swyddfa gwag oherwydd gostyngiad sylweddol ym maint y rhaglen, gostyngiad yn y gweithlu, neu ddileu rhaglenni yn dychwelyd i gronfa gofod y coleg.
8. Mae gofod swyddfa sy'n wag oherwydd bod uned wedi symud i adeilad, llawr neu swît arall yn dychwelyd i bwll gofod y coleg.
9. Pan fydd lle yn cael ei ailddyrannu, bydd yr holl bartïon yr effeithir arnynt yn cael rhybudd ac ymgynghorir â nhw ymlaen llaw.
Blaenoriaethau Dyrannu Gofod Swyddfa
1. Deiliadaeth, trac daliadaeth, cyfadran amser llawn dros dro, darlithwyr, a staff uned llawn amser sy'n gofyn am lefel uchel o breifatrwydd ar gyfer gweithio ar faterion cyfrinachol neu gyfarfod â myfyrwyr, staff ac eraill; bydd rheng/uwch yn cael ei ystyried.
2. Gall swyddfeydd fod yn breifat, yn cael eu rhannu, yn agored, neu mewn ciwbiclau fel y bo'n briodol ac ar gael. Dylid darparu gofod preifat i gwrdd â myfyrwyr i'r rhai nad oes ganddynt swyddfeydd preifat wedi'u neilltuo iddynt.
3. Dylai pob adran neu uned fynegi maint a mathau o swyddfeydd a argymhellir ar gyfer eu hanghenion unigol. Ar gyfer swyddfeydd presennol, bydd y mathau a'r meintiau o reidrwydd yn amrywio o'r argymhellion hyn oherwydd y cyfluniadau adeiladau presennol ac argaeledd mannau priodol.
4. Bydd swyddfeydd yn cael eu neilltuo ar sail rheidrwydd, argaeledd, ac addasrwydd ar gyfer y defnydd arfaethedig.
5. Ni chaniateir aseinio nifer o swyddfeydd ar gyfer cyfadran a staff oni bai bod angen amlwg. O dan amgylchiadau o'r fath, gellir neilltuo swyddfa eilaidd i gyfadran neu aelod o staff (yn ddelfrydol mewn trefniant a rennir), ar yr amod nad yw wedi'i lleoli yn yr un adeilad/campws â'r brif swyddfa. Bydd pob penderfyniad sy'n ymwneud â swyddi lluosog yn cael ei wneud fesul achos a bydd angen cymeradwyaeth yr Is-lywydd/Deon priodol mewn ymgynghoriad â'r Cabinet.
6. Dylid neilltuo gofod swyddfa i gyfadran a staff rhan-amser mewn trefniant swyddfa a rennir pryd bynnag y bo modd.
7. Dylai pob uned sicrhau bod pob swyddfa yn cael ei defnyddio. Pan fydd swyddfeydd yn cael eu gadael yn wag am gyfnodau sylweddol o amser, megis yn ystod cyfnodau sabothol neu ddail eraill, dylai unedau ddefnyddio'r gofodau hyn i liniaru'r angen am leoedd dybryd. Os bydd gofod swyddfa yn parhau i fod yn cael ei danddefnyddio am gyfnod hwy na blwyddyn, efallai y bydd angen i'r uned neu'r is-adran ddarparu cyfiawnhad dros gynnal defnydd o'r gofod.
8. Gellir darparu swyddfeydd a rennir i staff a chyfadran emeritws/wedi ymddeol os oes lle ar gael mewn uned a'u bod yn parhau i gymryd rhan yng ngweithgareddau'r uned. Bwriad y swyddfeydd hyn a rennir yw galluogi unigolyn i gadw mewn cysylltiad â'i huned, disgyblaeth, cydweithwyr, a chymuned ehangach y Coleg.
9. Lle bo'n bosibl a bod unedau'n dymuno atgyfnerthu eu haseiniadau gofod am resymau rhyngweithio academaidd ac effeithlonrwydd gweinyddol, bydd mannau cyffiniol yn cael eu darparu.
10. Dylai'r pennaeth uned neu is-adran wneud gwerthusiad cyfnodol o'r gofod swyddfa a neilltuwyd i sicrhau bod yr holl ofod swyddfa'n cael ei ddefnyddio i'r eithaf ymarferoldeb ac effeithlonrwydd.
11. Bydd y Swyddfa Peirianneg a Gweithrediadau yn cynnal adroddiadau swyddogol y rhestr o ofod sy'n cofnodi'r holl leoedd swyddfa a neilltuwyd.
12. Er mwyn cefnogi cofnod cywir a chyflawn o'r lleoedd sydd wedi'u dyrannu, bydd unedau neu is-adrannau'n dilysu'r lleoedd swyddfa a neilltuwyd ac enwau'r personél a neilltuwyd i feddiannu ystafelloedd penodol gyda Chyfleusterau yn flynyddol/gyfnodol.
13. Bydd y Cabinet o bryd i'w gilydd yn gofyn i'r Rheolwyr Cyfleusterau werthuso a dadansoddi digonolrwydd dyraniad gofod swyddfa uned yn seiliedig ar feini prawf megis nifer a mathau o bersonél, lleoliad, gosodiad swyddogaethol, a newidiadau mewn anghenion rhaglennol.
14. Ni ellir neilltuo gofod swyddfa i sefydliadau nad ydynt ar y campws heb gymeradwyaeth ymlaen llaw gan y pennaeth adran priodol mewn cydweithrediad â'r Cabinet.
Meini Prawf ar gyfer Newid Gofod Swyddfa a Dyraniadau
1. Prif Feini Prawf: Ystyrir y canlynol yn feini prawf sylfaenol ceiswyr yn nhrefn pwysigrwydd ar gyfer dyraniad gofod newydd neu newidiadau i ddyraniad gofod:
  - Diogelwch
  - Llety meddygol neu ADA
  - Llogi newydd
  - Anghenion swydd swyddogaethol
  - Effeithlonrwydd gweithredol mewn perthynas â Chynllun Strategol Meistr Academaidd y coleg a/neu genhadaeth neu ailstrwythuro'r is-adran neu'r adran
2. Meini Prawf Eilaidd: Mae'r canlynol yn cael eu hystyried yn feini prawf eilaidd ceiswyr ar gyfer dyraniad gofod newydd neu newidiadau i ddyraniad gofod.
  - Statws cyflogaeth
  - Recriwtio
  - Cadw
  - Hyd y gwasanaeth
  - Materion yn ymwneud â phersonél
3. Os penderfynir nad yw cais i ddyrannu lle yn bodloni’r meini prawf gofynnol, caiff ei wrthod. Os gwrthodir cais gellir apelio i'r aelod Cabinet cyfatebol. Rhaid gwneud yr apêl yn ysgrifenedig, gan amlinellu’n fanwl sut mae’r cais yn bodloni’r holl ofynion cymeradwyo a pham y dylid cymeradwyo’r cais. Bydd yr aelod Cabinet cyfatebol yn ymgynghori â phartïon perthnasol a gall wrthdroi'r cais a wrthodwyd neu gadw'r gwadu. Gellir trafod y penderfyniad hwn gyda'r Cabinet cyfan cyn i benderfyniad gael ei wneud. Mae penderfyniad yr Aelod Cabinet yn derfynol.

Cymeradwywyd gan: Cabinet
Polisi Bwrdd Cysylltiedig: Polisi ar Beirianneg a Gweithrediadau

Dychwelyd i Policies and Procedures