Cyfrifo - Gweithdrefn Asedau Sefydlog

Gweithdrefn yr Adran Gyfrifo ar Asedau Sefydlog

I. Cyflwyniad

Pwrpas y ddogfen hon yw nodi Gweithdrefnau a Chanllawiau Coleg Cymunedol Sirol Hudson mewn perthynas â Pholisi Asedau Sefydlog y Coleg, gan gynnwys cydymffurfio â gofynion rheolau’r Egwyddorion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol (GAAP) a Bwrdd Safonau Cyfrifo’r Llywodraeth, ffynhonnell GAAP. . Mae hefyd wedi'i fwriadu i gynorthwyo rheolwyr i'r diben o gadw cofnodion cywir o asedau sefydlog. 
Mae'r Coleg yn paratoi datganiadau ariannol yn unol â rheolau GAAP. Yn ogystal, mae rheoliadau'r llywodraeth yn ei gwneud yn ofynnol i'r Coleg gofnodi a chynnal cofnodion o asedau gan gynnwys cost caffael, dibrisiant a gwarediad asedau sefydlog. Bydd yr holl asedau sy'n bodloni'r gofyniad asedau sefydlog yn cael eu hystyried yn asedau hirdymor a byddant yn cael eu trin felly yn unol â rheolau GAAP.

II. Amcanion

1. Cydymffurfio â GAAP a holl ofynion y llywodraeth o ran cofnodi a thrin asedau sefydlog.
2. Darparu cofnod cywir o asedau sefydlog y Coleg a sefydlu diffiniadau, dull prisio asedau sefydlog, bywyd defnyddiol a dull dibrisiant.
3. Sicrhau bod cofnodion wedi'u cyfyngu i bersonél awdurdodedig a bod yr holl drafodion sy'n ymwneud ag asedau sefydlog gan gynnwys prynu, gwaredu a dibrisiant yn cael eu cymeradwyo gan awdurdodau dirprwyedig.

III. Diffiniad o Ased Sefydlog/Cyfalaf

Asedau a gaffaelir ar gyfer gweithrediad y Coleg o ddydd i ddydd ac y gall y Coleg elwa ohonynt dros gyfnod o un flwyddyn ariannol o leiaf. Ni fydd asedau a brynir i'w gwerthu yn cael eu cyfrif fel asedau sefydlog, megis rhestr eiddo. 

Gellir dosbarthu Asedau Sefydlog/Cyfalaf yn ddau gategori:

1. Asedau Diriaethol
2. Asedau Anniriaethol

A. ASEDAU DIRIAETHOL 

Mae Asedau Diriaethol yn asedau sydd â sylwedd ffisegol, sy'n golygu asedau y gellir eu cyffwrdd a'u teimlo. 
O dan GAAP, mae gan asedau sefydlog (diriaethol) dair prif nodwedd:
       1. Wedi'i gaffael a'i gadw i'w ddefnyddio mewn gweithrediadau, (ee, heb ei ddal i'w werthu);
       2. Tymor hir mewn natur (mwy na blwyddyn); a
       3. Meddu ar sylwedd corfforol.

Mae Asedau Diriaethol y Coleg yn cynnwys y canlynol, y gellir eu haddasu o bryd i’w gilydd:
       1. Tir 
       2. Adeiladau a Gwelliannau
       3. Gwelliannau Prydles
       4. Offer
       5. Llyfrau Llyfrgell 
       6. Adeiladu ar y Gweill

1) TIR 
O dan GAAP, diffinnir Tir fel wyneb y ddaear, y gellir ei ddefnyddio i gynnal strwythur neu i dyfu glaswellt a choed. Mae gan dir oes amhenodol. Fel y cyfryw nid yw'n ddibrisiadwy o dan reolau GAAP. Ystyrir gwariant a wneir i gaffael tir fel rhan o'i gost. Gellir cynnwys y gwariant canlynol wrth bennu cost y tir: 

a) Pris prynu (gwerth marchnad teg os caiff ei roi)
b) Unrhyw Gomisiynau a dalwyd
c) Unrhyw ffioedd proffesiynol a dalwyd, gan gynnwys, heb gyfyngiad, ffioedd cyfreithiol, ffioedd Syrfëwr, ffioedd pensaer a chwilio teitl
d) Symiau a dalwyd am dynnu unrhyw waith adeiladu oddi ar dir (dylid tynnu gwerth achub ar gyfer gwaith dymchwel o'r fath), clirio tir
e) Trethi cronedig neu heb eu talu hyd at y dyddiad caffael

2) ADEILADAU A GWELLIANNAU 

Diffinnir adeilad fel strwythur parhaol, ynghlwm wrth dir, sydd â tho ac sydd wedi'i amgáu gan waliau. Ystyrir y treuliau canlynol wrth bennu cost adeilad:

a) Pris prynu (gwerth marchnad teg os caiff ei roi)
b) Treuliau gwneud yr adeilad yn barod i'w ddefnyddio at y diben y'i prynwyd ar ei gyfer
c) Costau adeiladu
d) Ffioedd proffesiynol a dalwyd, gan gynnwys, heb gyfyngiadau, comisiwn gwerthu, ffioedd broceriaeth, ffioedd archwilio, trwydded adeiladu, ffioedd cyfreithiol, ffioedd pensaernïol, ffioedd peirianneg, ac ati.

Diffinnir Gwella Adeiladau fel digwyddiad cyfalaf sy'n gwella oes ddefnyddiol adeilad, gwerth adeilad, neu'r ddau. Er enghraifft, trosi islawr neu atig yn swyddfa, uwchraddio waliau neu loriau, adnewyddu mewnol neu allanol, ac ati.

Ystyrir bod yr holl gostau sy'n gysylltiedig â gwella'r adeilad yn gostau gwelliannau.

Costau Cynnal Adeiladau yw costau sy’n caniatáu i ased barhau i gael ei ddefnyddio yn ystod ei oes ddefnyddiol wreiddiol. Er enghraifft, atgyweiriadau i'r adeilad neu ei systemau (plymio, gwresogi, HVAC, glanhau, rheoli plâu ac ati). Ystyrir y costau hyn yn gostau cynnal a chadw adeiladau a chânt eu trin fel treuliau o dan GAAP, ac ni chânt eu cyfalafu. Maent i'w cofnodi fel costau atgyweirio a chynnal a chadw. Dylid rhoi sylw i ba un a ddylid trin y costau hyn fel costau cynnal a chadw adeiladau yn erbyn costau gwella adeiladau. 

3) GWELLIANNAU PRYDLESOL 

Diffinnir gwelliannau lesddaliad fel gwelliannau a wneir i eiddo ar brydles y mae'n rhaid iddynt ddychwelyd i'r prydleswr pan ddaw'r brydles i ben. Oes ddefnyddiol gwelliant o'r fath yw amcangyfrif o fywyd gwasanaeth neu dymor y brydles sy'n weddill, p'un bynnag yw'r byrraf.

4) OFFER

Mae offer yn asedau diriaethol i'w defnyddio ar gyfer gweithrediadau. Dylid cynnwys yr holl gostau sy'n gysylltiedig â rhoi cyfarpar mewn cyflwr sy'n barod i'w ddefnyddio yng ngwerth yr ased. Ystyrir y treuliau canlynol wrth bennu cost offer: 

a) Pris contract neu anfoneb
b) Dyletswyddau a dalwyd 
c) Costau cludo nwyddau
d) Costau gosod
e) Costau yswiriant ar gyfer cludiant 
f) Taliadau a dalwyd am brofi a pharatoi ar gyfer defnydd

Mae rhestr offer y Coleg yn cynnwys yr eitemau canlynol, y gellir eu haddasu o bryd i'w gilydd:
    
a) Cyfrifiaduron
b) Argraffwyr
c) Ffonau
d) Dodrefn swyddfa
e) Cyflyrwyr aer
f) Taflunwyr
g) Offer cegin
h) Oergelloedd
i) Golchwyr llestri
j) Meddalwedd (perchnogaeth yn unig)

5) ADEILADU AR Y CYNNYDD (CIP)

Mae ased CIP yn cael ei brisio fel cost y gwaith adeiladu a ddechreuwyd ond heb ei orffen eto. Ar gyfer asedau CIP, ni chaiff dibrisiant ei gofnodi nes bod yr ased yn cael ei roi mewn gwasanaeth. Pan fydd y gwaith adeiladu wedi'i orffen, caiff ased CIP ei ddosbarthu fel ased sefydlog o dan y pennawd perthnasol (ee adeiladu, gwella adeiladau, gwella tir) gyda'r holl gostau sy'n gysylltiedig â'r CIP hyd at y dyddiad symud i asedau sefydlog. Unwaith y caiff ei gategoreiddio fel ased sefydlog, bydd dibrisiant yn cael ei gyfrif (sylwer: fel y nodwyd yn gynharach, caiff dibrisiant ei gyfrif unwaith y caiff ased ei roi mewn gwasanaeth).

6) TROSGLWYDDO CIP I ASEDAU SEFYDLOG

Ar ôl i ased gael ei roi mewn gwasanaeth, caiff yr holl gostau sy'n gysylltiedig ag ef sy'n cael eu storio yn y cyfrif CIP eu symud i'r cyfrif asedau sefydlog cymwys. Er enghraifft:

B. ASEDAU ANNIRIAETHOL 

Mae Asedau Anniriaethol yn asedau nad oes ganddynt sylwedd ffisegol.

Mae Datganiad GASB Rhif 51 yn rhoi arweiniad ar gyfer adrodd ar gyfrifon ac adroddiadau ariannol asedau anniriaethol ac yn rhestru nodweddion canlynol asedau anniriaethol: 

1. Diffyg sylwedd corfforol. 
2. Natur anariannol (nid yw symiau derbyniadwy neu ragdaliadau yn asedau anniriaethol). 
3. Mae oes ddefnyddiol gychwynnol yn ymestyn y tu hwnt i un cyfnod adrodd. 

C. COST CAFFAEL ASEDAU SEFYDLOG

Yn gyffredinol, mae safonau GAAP yn ei gwneud yn ofynnol i asedau sefydlog gael eu cofnodi ar eu cost hanesyddol, gan gynnwys yr holl wariant arferol i ddod â'r ased i leoliad a chyflwr ar gyfer ei ddefnydd arfaethedig.

Mae costau caffael yn cynnwys costau gosod, cydosod, cludo nwyddau, warysau, yswiriant, trethi, ac ati.

Os nad yw ased sefydlog yn cael ei brynu, ond yn cael ei gaffael trwy rodd, yna ei gost caffael yw gwerth marchnad teg yr ased hwnnw ynghyd â’r holl dreuliau uniongyrchol a wneir mewn cysylltiad â rhoi’r ased hwnnw ar waith i’w ddiben bwriadedig.

Unwaith y bydd gwerth ased sefydlog wedi'i gofnodi, ni ellir ei newid o dan unrhyw amgylchiadau.

At ddibenion cyfalafu mae trothwy fesul ased unigol. Fodd bynnag, os oes prosiect parhaus, dylid ystyried cyfanswm cyfunol yr holl asedau sefydlog sy'n rhan o'r prosiect er mwyn pennu costau cyfalafu. Mae trothwy cost cyfalafu’r Coleg ar gyfer asedau sefydlog fel a ganlyn:

D. DIBRISIANT

Diffinnir dibrisiant fel y broses gyfrifo o ddyrannu cost asedau diriaethol i’r gwariant cyfredol mewn modd systematig a rhesymegol yn y cyfnodau hynny y disgwylir iddynt elwa o ddefnyddio’r ased. Mae dibrisiant yn gost deiliadaeth neu ddefnydd, ac, felly, dylai ddechrau yn y mis ar ôl y dyddiad y caiff yr ased ei gynhyrchu. Gellir ei gyfrifo ar ddull llinell syth neu ddull cydbwysedd sy'n dirywio. Mae'r Coleg yn dilyn y dull dibrisiant llinell syth. Caiff asedau eu dibrisio dros eu hoes ddefnyddiol amcangyfrifedig.
Ar hyn o bryd mae'r Coleg yn cyfrifo dibrisiant yn fisol gan ddefnyddio'r dull dibrisiant llinell syth. Mae’r cyfnodau o fywyd amcangyfrifedig i’w hystyried wrth benderfynu ar ddibrisiant asedau sefydlog y Coleg fel a ganlyn:

Ystyrir y ffeithiau canlynol wrth gyfrifo dibrisiant:

1) Dyddiad prynu;
2) Cyfanswm cost ased;
3) Bywyd defnyddiol ased;
4) Dull dibrisiant (llinell syth); a
5) Arbed neu werth gweddilliol (gwerth gwerthu ar ddiwedd oes ddefnyddiol ased), os o gwbl.

Yn gyffredinol, ar ddiwedd oes ddefnyddiol ased, mae cyfanswm y dibrisiant cronedig yn hafal i gyfanswm cost yr ased llai unrhyw werth arbed.
Er enghraifft, cymerwch fod y Coleg wedi prynu ased sefydlog am $110,000. Amcangyfrifir mai deng (10) mlynedd fydd oes ddefnyddiol yr ased gan ddefnyddio'r dull llinell syth. Ar ddiwedd y 10 mlynedd, mae gan yr ased werth arbed o $10,000. 

Dibrisiant bob blwyddyn = (cost - gwerth arbed)/oes amcangyfrifedig
                                      = ($110,000 - $10,000)/10
                                      = $100,000/10
                                      = $10,000 y flwyddyn
Ar ôl 10 mlynedd, cyfanswm dibrisiant yr ased yw $100,000 (10 mlynedd x $10,000). Fel y nodwyd uchod, mae cyfanswm y dibrisiant hefyd yn hafal i gyfanswm y gost llai'r gwerth achub. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. AMHARU AR ASEDAU SEFYDLOG 

Mae'r Coleg yn dilyn Datganiad Rhif 42 GASB yn ymwneud ag amhariad ar asedau sefydlog. Mae Datganiad Rhif 42 yn cynnwys canllawiau ar gyfer mesur colledion amhariad ar asedau cyfalaf.
Ystyrir bod ased wedi'i amharu pan fydd ei ddefnyddioldeb ar gyfer gwasanaeth yn lleihau'n sylweddol ac yn annisgwyl; hynny yw, mae rhywbeth yn digwydd nad yw o fewn cylch bywyd arferol yr ased.
Mae angen adrodd ar effaith amhariad pan fydd yn digwydd yn hytrach na thrwy gost dibrisiant neu pan waredir yr ased.

F. GWAREDU ASEDAU 

Mae gwaredu ased sefydlog yn digwydd pan fydd angen i gwmni werthu ei ased am unrhyw reswm (boed ei oes ddefnyddiol wedi dod i ben neu gyfnewid asedau). Yn fyr, mae'n gwerthu ased sefydlog.
Mae’r ffyrdd posibl o waredu ased fel a ganlyn:

1) Gellir ei werthu i drydydd parti
2) Gellir ei werthu fel sgrap
3) Gellir ei roi
4) Gellir ei werthu i unrhyw weithiwr mewn sefydliad
5) Gellir ei fasnachu wrth brynu ased newydd
6) Gellir ei drosglwyddo i adran arall

Waeth beth fo'r broses a ddefnyddir i waredu ased, rhaid i'r Rheolydd awdurdodi unrhyw waredu ased. Dylid gwerthu asedau a waredwyd ar werth marchnadol yr ased ar adeg y gwerthiant.
Ar ôl ei waredu, caiff yr ased ei ddileu o'r fantolen a chofnodir yr enillion/colled gan ddefnyddio cofnod dyddlyfr. 
Er enghraifft, tybiwch fod cwmni wedi prynu ased am $10,000. Ar hyn o bryd, ei ddibrisiant cronedig yw $8,000. Mae'r cwmni am gael gwared ar yr ased. Gwerth marchnad yr ased yw $3,000. Dylid gwneud y cofnodion canlynol yn y datganiad ariannol:

                                 Os yw gwerth marchnadol yr ased yn $1,500, yna dylid gwneud y cofnod canlynol:

Os nad oes unrhyw elw neu golled ar werthu’r ased, sy’n golygu bod gwerth y farchnad yn hafal i weddill yr ased ($2000 ar gyfer yr enghraifft hon), yna dylid cofnodi’r cofnod canlynol:

Os yw’r cwmni’n dileu ased, sy’n golygu nad oes unrhyw werth arbed ar ôl oes ddefnyddiol, yna dylid gwneud y cofnod canlynol:

Y prif amcan y tu ôl i waredu asedau a’u cofnodi’n gywir yw cyflwyno mantolen lân sefydliad fel ei bod yn adlewyrchu asedau gwirioneddol sydd wrth law.

G. CYFRIFOLDEBAU

Cyfrifoldeb holl aelodau staff y Coleg yw diogelu’r asedau sefydlog a sicrhau bod yr asedau hyn yn cael eu defnyddio at eu diben awdurdodedig yn unig ac nid at ddefnydd personol.

Mae'r Rheolwr hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl gofnodion asedau sefydlog yn cael eu cadw mewn modd cywir, gan gynnwys ystyried yr holl ffactorau sy'n bwysig ar adeg y prisio a chyfrifo dibrisiant asedau sefydlog. Rhaid cadw'r gofrestr asedau mewn modd amserol.

Dylid dosbarthu cofnodion o asedau sefydlog i bob pennaeth adran i'w hadolygu a gwneud argymhellion, os o gwbl. Os oes unrhyw newidiadau arfaethedig, dylid hysbysu'r Rheolwr a gwneud y cywiriadau priodol.

Mae’r Adran Gyfrifo hefyd yn gyfrifol am gadw cofnodion cywir o’r canlynol:

1. 1. 1. 1. Dyddiad prynu
         2. Dyddiad rhoi'r ased ar waith
         3. Manylion y gwneuthurwr a'r gwerthwr
         4. Rhif model (os oes un)
         5. Disgrifiad manwl o'r ased
         6. Lleoliad yr ased
         7. Cyllid a'i ffynonellau ar gyfer caffael ased
         8. Gwarant (os o gwbl)
         9. Manylion yswiriant (os oes rhai)
         10. Rhif cyfrif cyfriflyfr cyffredinol

Mae'r Adran Gyfrifo hefyd yn gyfrifol am gadw copïau caled a meddal o anfonebau a'r holl ddogfennaeth ategol fel eu bod ar gael yn rhwydd pan fo angen at ddibenion archwilio neu fel arall.

Cymeradwywyd gan y Cabinet: Gorffennaf 2021
Polisi Bwrdd Cysylltiedig: Cyfrifo, Asedau Sefydlog

Dychwelyd i Policies and Procedures