Cymeradwywyd gan Fwrdd yr Adran Gyfrifo

POLISI AR GYFRIFON DERBYNIOL

Diben
Pwrpas y Polisi hwn ar Gyfrifon Derbyniadwy yw sicrhau rheolaeth effeithlon ac effeithiol o gasglu holl symiau derbyniadwy Coleg Cymunedol Sirol Hudson (“Coleg”) a sefydlu system o reolaethau mewnol ar gyfer rheoli’r broses cyfrifon derbyniadwy.

Polisi
Mae cyfrifon derbyniadwy yn ased sylweddol i'r Coleg. Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i reoli’r casgliad o’r holl symiau derbyniadwy i’r Coleg yn effeithlon ac yn effeithiol. Mae symiau derbyniadwy yn cynnwys unrhyw rwymedigaeth sy’n deillio o drafodion defnyddwyr neu ariannol gyda’r Coleg gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, hyfforddiant myfyrwyr, ffioedd, cyrsiau cofrestru agored addysg barhaus, yn ogystal â gwerthu cynhyrchion a gwasanaethau.
Mae’r Bwrdd yn dirprwyo i’r Llywydd y cyfrifoldeb am ddatblygu gweithdrefnau a system o reolaethau mewnol ar gyfer rheoli’r broses cyfrifon derbyniadwy, gan gynnwys gweithdrefnau ar gyfer mynd i’r afael â hyfforddiant a ffioedd, opsiynau talu, taliadau, bilio myfyrwyr, casgliadau, dileu gweinyddol, gofynion gosod. yn cadw cofnodion myfyrwyr, ad-daliadau, ffurflen 1098-T a datganiadau dysgu. Y Swyddfa Gyllid fydd yn gyfrifol am weithredu'r polisi.

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyfrifeg
Is-gategori: Cyfrifon Derbyniadwy
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

POLISI AR GYLLIDEBU

Diben
Pwrpas y Polisi hwn ar Gyllidebu yw amlinellu'r broses gyllidebu flynyddol. Paratoir cyllideb y Coleg yn flynyddol ac fe'i cynlluniwyd i ganiatáu i'r Coleg gael rheolaeth ariannol dros incwm y Coleg, tra bod gwariant yn cael ei amcangyfrif yn seiliedig ar dreuliau'r flwyddyn ariannol flaenorol ac unrhyw dreuliau a ragwelir ar gyfer gweithgareddau a gynllunnir.

Polisi
Caiff cyllideb flynyddol y Coleg ei hadolygu a'i chymeradwyo gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr. Gall y gyllideb fod yn seiliedig ar hyfforddiant a ffioedd, dyraniadau gwladwriaethol, dyraniadau sirol a ffynonellau incwm eraill. Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a chanllawiau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn. Bydd y Swyddfa Gyllid yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisi hwn ym mhob cam gweithredu perthnasol.

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyllid a Chyfrifyddu
Is-gategori: Cyllidebu
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

POLISI AR ASEDAU SEFYDLOG

Diben
Diben y Polisi hwn ar Asedau Sefydlog yw bodloni gofynion cyfreithiol yr Egwyddorion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol (GAAP) a sefydlwyd gan Fwrdd Safonau Cyfrifyddu’r Llywodraeth (GASB).

Polisi
Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i gadw cofnod cywir o asedau sefydlog. Mae'r Coleg yn paratoi datganiadau ariannol sy'n gyson â'r Egwyddorion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol (GAAP). Mae rheoliadau'r Llywodraeth yn ei gwneud yn ofynnol i gofnodi a chynnal cofnodion asedau gan gynnwys costau caffael, dibrisiant a gwaredu asedau. Bydd yr holl asedau sy'n bodloni gofynion asedau sefydlog yn cael eu hystyried yn asedau hirdymor a byddant yn cael eu rheoli yn unol â rheolau GAAP.
Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a chanllawiau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn. Bydd y Swyddfa Gyllid yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisi hwn ym mhob cam gweithredu perthnasol.

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyfrifeg
Is-gategori: Asedau Sefydlog
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

POLISI AR AD-DALIADAU TEITHIO

Diben
Pwrpas y Polisi hwn ar Ad-daliad Teithio yw sefydlu canllawiau polisi ad-dalu costau teithio gweithwyr Coleg Cymunedol Sir Hudson (“Coleg”) ar gyfer treuliau rhesymol ac angenrheidiol a dynnir mewn cysylltiad â theithiau busnes cymeradwy.

Polisi
Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i sicrhau bod staff ac aelodau cyfadran sy’n teithio ar fusnes swyddogol y Coleg yn cymryd yr un gofal wrth fynd i gostau ag y byddai person darbodus yn eu harfer pe bai’n teithio ar fusnes personol ar eu traul eu hunain. Mae gwariant ar gyfer teithio cymeradwy yn ad-daladwy yn unol â pholisïau a gweithdrefnau teithio’r Coleg.
Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a chanllawiau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn. Bydd y Swyddfa Gyllid yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisi hwn ym mhob cam gweithredu perthnasol.

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyfrifeg
Is-gategori: Ad-daliad Teithio
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

POLISI AR GYFRIFON SY'N DALADWY

Diben
Pwrpas y Polisi hwn ar Gyfrifon Taladwy yw sicrhau diogelwch cyllid Coleg Cymunedol Sir Hudson (“Coleg”) a chynnal busnes yn unol ag egwyddorion atebolrwydd, cyflawnrwydd, amseroldeb a chywirdeb. Wedi'i arwain gan yr egwyddorion hyn, mae'r Coleg yn ymdrechu i wneud taliad amserol i werthwyr anfonebau wedi'u dilysu a'u cymeradwyo mewn modd effeithlon, ac i gadw cofnodion cyflawn a chywir o'r cyfrifon sy'n daladwy.

Polisi
Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i gefnogi aelodau o’r gymuned leol a gwerthwyr sy’n cynnal busnes gyda’r Coleg. Mae'r polisi hwn yn ymwneud â thaliadau i werthwyr yn unig. Mae cyfrifon taladwy yn fath o ddyled tymor byr, fel arfer y swm sy’n ddyledus gan sefydliad i’w gyflenwyr neu werthwyr am nwyddau a gwasanaethau a ddarperir, na thalwyd amdanynt ymlaen llaw. Mae'r Coleg yn mynd i rwymedigaethau i gyflenwyr a gwerthwyr ar gyfer prynu nwyddau a gwasanaethau a ddefnyddir yng nghwrs arferol busnes.
Mae'r Adran Cyfrifon Taladwy yn gyfrifol am archwilio a phrosesu anfonebau a thaliadau ar gyfer y Coleg. Mae'r Adran Cyfrifon Taladwy yn cyflawni'r dyletswyddau canlynol sy'n gysylltiedig â'r amcan hwn: 1) derbyn anfonebau a thaliadau electronig; 2) monitro credydau gwerthwr a thaliadau blaenorol i werthwyr; 3) ymdrin ag ymholiadau taliadau gan werthwyr a chymuned y Coleg; 4) goruchwylio paru dogfennau; 5) sicrhau cymeradwyaeth briodol; 6) prosesu taliadau; a 7) archifo dogfennau a hanes talu.
Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a chanllawiau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn. Y Swyddfa Gyllid fydd yn gyfrifol am weithredu'r polisi.

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyfrifeg
Is-gategori: Cyfrifon Taladwy
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

Dychwelyd i Policies and Procedures