Cyfrifeg - Polisi Cyfrifon Taladwy

 

PWRPAS

Pwrpas y Polisi hwn ar Gyfrifon Taladwy yw sicrhau diogelwch cyllid Coleg Cymunedol Sir Hudson (“Coleg”) a chynnal busnes yn unol ag egwyddorion atebolrwydd, cyflawnrwydd, amseroldeb a chywirdeb. Wedi'i arwain gan yr egwyddorion hyn, mae'r Coleg yn ymdrechu i wneud taliad amserol i werthwyr anfonebau wedi'u dilysu a'u cymeradwyo mewn modd effeithlon, ac i gadw cofnodion cyflawn a chywir o'r cyfrifon sy'n daladwy. 

POLISI

Mae’r Coleg a’i Fwrdd Ymddiriedolwyr (“Bwrdd”) wedi ymrwymo i gefnogi aelodau o’r gymuned leol a gwerthwyr sy’n cynnal busnes gyda’r Coleg. Mae'r polisi hwn yn ymwneud â thaliadau i werthwyr yn unig. Mae cyfrifon taladwy yn fath o ddyled tymor byr, fel arfer y swm sy’n ddyledus gan sefydliad i’w gyflenwyr neu werthwyr am nwyddau a gwasanaethau a ddarperir, na thalwyd amdanynt ymlaen llaw. Mae'r Coleg yn mynd i rwymedigaethau i gyflenwyr a gwerthwyr ar gyfer prynu nwyddau a gwasanaethau a ddefnyddir yng nghwrs arferol busnes.
Mae'r Adran Cyfrifon Taladwy yn gyfrifol am archwilio a phrosesu anfonebau a thaliadau ar gyfer y Coleg. Mae’r Adran Cyfrifon Taladwy yn cyflawni’r dyletswyddau canlynol sy’n gysylltiedig â’r amcan hwn:

  1. derbyn anfoneb a thaliadau electronig;
  2. monitro credydau gwerthwr a thaliadau blaenorol i werthwyr;
  3. ymdrin ag ymholiadau taliadau gan werthwyr a chymuned y Coleg;
  4. goruchwylio paru dogfennau;
  5. sicrhau cymeradwyaeth briodol;
  6. prosesu taliadau; a
  7. archifo dogfennau a hanes talu.

Mae'r Bwrdd yn dirprwyo i'r Llywydd y cyfrifoldeb i ddatblygu gweithdrefnau a chanllawiau ar gyfer gweithredu'r polisi hwn. Y Swyddfa Gyllid fydd yn gyfrifol am weithredu'r polisi.

Matrics Cymeradwyo

Cymeradwywyd: Mehefin 2021
Cymeradwywyd gan: Bwrdd yr Ymddiriedolwyr
Categori: Cyfrifeg
Is-gategori: Cyfrifon Taladwy
Wedi'i amserlennu ar gyfer adolygiad: Mehefin 2024
Swyddfa(au) Cyfrifol: Cyllid

 

gweithdrefnau

Gweithdrefn yr Adran Gyfrifo ar Gyfrifon Taladwy

I. Cyflwyniad

Mae'r weithdrefn hon wedi'i datblygu i sicrhau diogelwch arian y Coleg, a chaiff busnes ei gynnal yn unol ag egwyddorion atebolrwydd, cyflawnrwydd, amseroldeb a chywirdeb. Wedi'i arwain gan yr egwyddorion hyn, mae HCCC yn ymdrechu i 1) wneud taliadau amserol o anfonebau priodol mewn modd effeithlon; a 2) adrodd am rwymedigaethau sy'n weddill yn unol â GAAP. Ymhellach, mae'r Coleg yn disgwyl i bob aelod o'r gymuned a phob gwerthwr sy'n cynnal busnes gyda'r Coleg ddilyn y polisi hwn. 

Mae'r gweithdrefnau isod yn ymwneud â thaliadau i werthwyr yn unig. Am weithdrefnau ychwanegol sy'n ymwneud â'r categorïau canlynol, cyfeiriwch at: 

    1. Gweithdrefnau Ad-dalu Teithio a Busnes
    2. Gweithdrefnau Cyflog
    3. Ad-daliad ar Weithdrefnau Cyfrifon Myfyrwyr

II. Endidau y mae'r Gweithdrefnau hyn yn Effeithio arnynt

Mae'r gweithdrefnau isod yn effeithio ar holl adrannau a swyddfeydd Coleg Cymunedol Sirol Hudson.

III. Diffiniadau

Cyfrifon Taladwy yn fath o ddyled tymor byr sydd fel arfer yn cynrychioli’r swm sy’n ddyledus gan sefydliad i’w gyflenwyr neu werthwyr am nwyddau a gwasanaethau a brynwyd ar gredyd. Mae'r Coleg yn mynd i rwymedigaethau i gyflenwyr a gwerthwyr i brynu nwyddau a gwasanaethau a ddefnyddir yng nghwrs arferol busnes. Yr Adran Cyfrifon Taladwy (“Adran AP”) sy’n gyfrifol am archwilio a phrosesu anfonebau a gwirio anfonebau ar ran y Coleg.

Mae'r Adran AP yn cyflawni'r dyletswyddau canlynol sy'n gysylltiedig â'r amcan hwn:

    1. Derbynneb anfoneb
    2. Taliadau electronig
    3. Monitro credydau gwerthwr
    4. Ymdrin ag ymholiadau taliadau gan werthwyr a chymuned y Coleg
    5. Goruchwylio paru dogfennau
    6. Prosesu taliadau
    7. Rhyngwyneb system gyfrifo
    8. Archifo dogfennau a hanes talu

Atebolrwydd – Mae’r Adran AP yn sicrhau bod pob pryniant yn cael ei awdurdodi’n briodol cyn talu, bod anfonebau’n cael eu talu unwaith yn unig, a bod asedau’r Coleg yn cael eu diogelu rhag twyll. Ymhellach, mae'r Adran AP yn sicrhau bod trafodion yn cael eu dogfennu'n gywir at ddibenion archwilio.

Cywirdeb – Er mwyn adrodd yn briodol ar rwymedigaethau a threuliau'r Coleg, mae'r Adran AP yn cofnodi data gwerthwyr yn y broses talebau a chyfrifon cyfriflyfr cyffredinol.

E-WIRIO Trafodion – Taliadau ariannol electronig a wneir i weithwyr yn lle siec.

Gwiriad Cyllideb -Y drefn a ddefnyddir gan yr Adran i sicrhau nad yw ymrwymiadau a threuliau ariannol y Coleg yn fwy na'u cyllidebau priodol.

cyflawnrwydd - Gwybodaeth benodol, angenrheidiol am yr holl nwyddau y cytunwyd arnynt a ddarperir a'r gwasanaethau a gyflawnir i ganiatáu talu. Dylai hyn gynnwys y wybodaeth ganlynol:

    1. Rhif anfoneb a dyddiad.
    2. Rhif archeb brynu.
    3. Enw'r gwerthwr, cyfeiriad a gwybodaeth gyswllt berthnasol arall.
    4. Cyfeiriadau “Bill To” a “Ship To”.
    5. Dyddiad(au) danfon nwyddau neu wasanaethau.
    6. Disgrifiad manwl o'r nwyddau a brynwyd neu'r gwasanaethau a gyflawnwyd, a'r lleoliad lle danfonwyd y nwyddau neu'r gwasanaethau a ddarparwyd.

Archeb Brynu (PO) – Mae Archeb Brynu yn ddogfen a roddir gan y Coleg i’r gwerthwr sy’n nodi mathau, meintiau a phrisiau y cytunwyd arnynt ar gyfer cynhyrchion a/neu wasanaethau y bydd y gwerthwr yn eu darparu.

amseroldeb – Treuliau a adroddwyd ar gyfer nwyddau a gwasanaethau yn y cyfnod a roddwyd, i dalu anfonebau cymeradwy mewn modd amserol (Net 30), ac i fanteisio ar unrhyw ostyngiadau gwerthwyr perthnasol. Am y rhesymau hyn, mae cyflwyno anfoneb gyflawn yn amserol i'r Adran AP yn hollbwysig. Dylid cyfeirio gwerthwyr i anfon pob anfoneb yn uniongyrchol i'r Adran AP ac nid at gyswllt y campws. Mae ardystiad amserol o dderbyniad gan yr adran dderbyn yn y Coleg i'r Adran AP yn hanfodol i'r broses o ganiatáu i'r Adran AP wneud taliadau amserol i werthwyr.

Talebau - Y bwriad mewnol i wneud taliad i werthwr. Mae'r daleb yn ddogfen a gynhyrchir gan y Coleg ac a roddir i werthwr ar ôl i'r anfoneb gael ei derbyn a'i chyfateb i archeb brynu a derbyn dogfennau. Mae talebau cymeradwy, pan gânt eu prosesu, yn dod yn sieciau neu'n daliadau E-WIRIO.

IV. Gweithdrefnau Polisi

Gweithredir y gweithdrefnau isod i gydymffurfio â pholisi Cyfrifon Taladwy'r Coleg a sicrhau bod symiau cyfrifon taladwy yn gywir; wedi'i gofnodi'n gywir, yn gywir ac yn effeithlon; ei brosesu unwaith yn unig; ac wedi'u dogfennu'n briodol mewn datganiadau ariannol. Er mwyn prosesu taliadau, rhaid cymeradwyo pob anfoneb o dan weithdrefnau'r Coleg. Bydd yr Adran Cyfrifon Taladwy yn cadw at y gweithdrefnau canlynol:

1. Rhaid i werthwyr gael eu cynnwys yn y System Porth Cydweithwyr. 

2. Ni thelir gwerthwyr oni bai bod W-9 wedi'i gwblhau yn cael ei gynnwys yn y System Porth Cydweithwyr, a bod penderfyniad yn cael ei gymeradwyo gan y Bwrdd (os oes angen).

3. Bydd anfonebau a dderbynnir gan yr Adran AP yn cael eu stampio â dyddiad.

4. Dylid cyflwyno anfonebau yn uniongyrchol i'r Adran AP. Os anfonir anfoneb yn uniongyrchol at yr adran sy'n derbyn, cyfrifoldeb yr adran yw anfon yr anfoneb ymlaen i'r Adran AP yn syth ar ôl adolygu a chydnabod bod y nwyddau'n cael eu danfon fel y cynrychiolir gan y gwerthwr, a bod gwasanaethau yn yr anfoneb wedi'u perfformio. Bydd hyn yn hwyluso taliadau o fewn telerau a bydd yn lliniaru’r risg o anfonebau sydd wedi’u colli, neu a gaiff eu cadw sy’n achosi oedi wrth gyfrifo’n gywir, ac yn osgoi costau uwch i’r Coleg. Ni ddylid cadw anfonebau mewn swyddfeydd adrannol. 

5. Dim ond personél awdurdodedig yr Adran AP all fewngofnodi i'r System Porth Cydweithwyr a phrosesu anfonebau. 

6. Rhaid i dalebau cyfrifon taladwy gael eu hategu gan anfoneb wreiddiol, archeb brynu awdurdodedig y Coleg a derbynneb nwyddau a gwasanaethau wedi'i dogfennu. Bydd yr archeb brynu a'r data derbyn yn cael eu rhoi i Gydweithiwr gan weithwyr HCCC. 

7. Mae'n rhaid i'r anfoneb gynnwys disgrifiad manwl o'r gwasanaethau a ddarparwyd neu'r nwyddau a ddarparwyd, dyddiad(au) danfon y nwyddau neu'r gwasanaethau, a lleoliad HCCC lle darparwyd y gwasanaethau neu lle darparwyd y nwyddau. Mae’n bosibl y bydd oedi wrth dalu anfonebau nad oes ganddynt ddigon o wybodaeth nes bod yr holl wybodaeth ofynnol wedi’i darparu. 

8. Os yw'r anfoneb ar gyfer taliad rhannol, rhaid i'r gwerthwr nodi'n glir y trefniant ar yr anfoneb neu'r contract. Yn y sefyllfaoedd hyn, mae'n ofynnol i'r gwerthwr ddarparu'r un lefel o ddogfennaeth, fel y disgrifir yn IV.7 uchod. 

9. Rhoddir rhifau anfonebau i'r System Porth Cydweithwyr yn union fel y darperir gan y gwerthwr. Gallai addasu rhif yr anfoneb arwain at brosesu dyblyg. Mae addasu wedi'i wahardd yn llym ac eithrio fel y caniateir gan yr Adran AP.

10. Mae cofnodi gwybodaeth yr anfoneb yn gyflawn, yn gywir ac yn ddilys.

11. Rhaid i'r adran dderbyn yr holl nwyddau a gwasanaethau yn y System Porth Cydweithwyr. Ar gyfer gwasanaethau a nwyddau a gludir yn uniongyrchol i'r adran archebu, cyfrifoldeb yr adran archebu yw hysbysu'r Adran AP bod y gwasanaethau neu'r nwyddau wedi'u derbyn a'u derbyn yn foddhaol yn y system ar gyfer y broses dalu. 

12. Bydd gwahaniaethau rhwng yr archeb brynu a'r anfoneb yn cael eu nodi, eu hymchwilio a'u datrys cyn prosesu taliadau. Mae gwahaniaethau yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, enw gwerthwr gwahanol, anghysondeb maint neu anghysondeb doler. 

13. Ni ddylid cynnwys treth gwerthiant ar unrhyw anfoneb oherwydd bod y Coleg yn endid sydd wedi'i eithrio rhag treth. Bydd yr Adran AP yn darparu dogfennaeth i'r gwerthwr i gefnogi'r statws eithriedig rhag treth, gan gynnwys rhif eithrio treth gwerthu a thystysgrif, os oes angen. 

14. Mae'r holl asedau cyfalaf a brynir yn cael eu prosesu gan yr Adran AP. 

15. Bydd yr Adran AP yn postio pob taliad cymeradwy i'r cyfeiriad cofnod. Mae angen cymeradwyaeth ymlaen llaw ar gyfer unrhyw daliadau sy'n ymwneud â thrin arbennig, megis cludo nwyddau dros nos neu gasglu rhywun yn bersonol. Bydd y defnydd o gludo dros nos a phrosesu taliadau ar frys yn gyfyngedig i sefyllfaoedd brys. 

16. Mae'r Adran AP yn prosesu sieciau ac yn gwneud taliadau ddwywaith yr wythnos. Mae taliadau Gwiriad Adran AP ac E-WIRIO yn cael eu prosesu bob yn ail ddiwrnod. 

17. Caiff Ad-daliadau Myfyrwyr eu prosesu yn Swyddfa'r Bwrsar, a rhoddir sieciau trwy'r Adran AP unwaith yr wythnos.

18. Dylid defnyddio taliad Cais Siec, fel a ganlyn, pan nad yw mathau eraill o daliad (ee, archeb brynu a thaleb arian mân) yn berthnasol. Rhaid i unrhyw archeb ar gyfer prynu nwyddau gael ei phrosesu gan yr Adran Brynu.   

19. Bydd gwiriadau coll, dyblyg a hir heb eu cwblhau yn cael eu harchwilio cyn rhoi siec arall. Bydd Swyddog yr Adran AP yn prosesu'r holl addasiadau siec yn y System Cydweithwyr ar ôl i'r holl ymchwiliadau gael eu cwblhau.

20. Trosglwyddir data tâl cadarnhaol i'r banc ar ôl pob swp talu siec.

21. Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau ynghylch y polisi hwn at Swyddog yr Adran AP. Gellir anfon cwestiynau yn electronig i'r Cyfrifon Taladwy yn ap COLEG SIR FREEHUDSON. Fel arall, gellir cysylltu â Swyddog yr Adran AP yn (201) 360-4055.

Cymeradwywyd gan y Cabinet: Gorffennaf 2021
Polisi Bwrdd Cysylltiedig: Cyfrifo, Cyfrifon Taladwy

Dychwelyd i Policies and Procedures